Дали вештачката интелигенција ќе ги замени менаџерите на проекти? [Видео и квиз]

Накратко: Вештачката интелигенција нема целосно да ги замени силните менаџери на проекти, но ќе ја преземе рутинската, административно тешка проектна работа каде што задачите се структурирани, повторувачки и преполни со податоци. Менаџерите на проекти остануваат вредни кога внесуваат проценка, одговорност, влијание на засегнатите страни и човечко лидерство во двосмислени или под висок притисок ситуации на испорака.

Клучни заклучоци: Административна работа: Автоматизирајте ги извештаите, белешките, распоредите и рутинската координација секогаш кога е можно.

Одговорност: Држете ги луѓето одговорни за одлуките, компромисите, ескалацијата и резултатите од испораката.

Човечка проценка: Дајте приоритет на влијанието, преговарањето, моралот, двосмисленоста и организациската политика.

Флуентност на вештачката интелигенција: Научете како добро да поттикнувате, да проверувате резултати, да ги заштитувате податоците и да управувате со ограничувањата.

Иден PMO: Користете вештачка интелигенција за намалување на бучавата, подобрување на управувањето и изострување на одлуките за портфолио.

Статии што можеби ќе ве интересираат по оваа:

🔗 Дали вештачката интелигенција ќе ги замени веб-развивачите?
Истражете како вештачката интелигенција ја менува иднината на веб-развојот.

🔗 Дали вештачката интелигенција ќе ги замени градежните инженери?
Разберете го влијанието на вештачката интелигенција врз улогите и работните процеси во градежништвото.

🔗 Дали вештачката интелигенција ќе ги замени книговодителите
Погледнете како автоматизацијата ги преобликува задачите и кариерите во книговодството.

🔗 Дали вештачката интелигенција ќе ги замени возачите на камиони
Дознајте како автономната технологија може да влијае на работните места во камионските превозници.

1. Дали вештачката интелигенција ќе ги замени менаџерите на проекти? Краткиот, малку досаден одговор

Дали вештачката интелигенција ќе ги замени менаџерите на проекти? За административните менаџери на проекти, можеби. За стратешките менаџери на проекти фокусирани на луѓето, малку веројатно.

Вештачката интелигенција веќе ја менува работата на проектите преку автоматизирање на рутинските задачи, помагање во анализата на податоците, поддршка на донесувањето одлуки и забрзување на работните процеси за известување. PMI ја претставува вештачката интелигенција како сила што може да го поедностави извршувањето на проектот и да ги подигне професионалците за проекти од тактичка испорака кон поголемо стратешко влијание.

Значи, приказната за замена не е „Вештачка интелигенција наспроти проект“. Таа е повеќе како:

• Вештачката интелигенција го заменува повторувачкиот администратор на проекти.

• Вештачката интелигенција помага во структурираното донесување одлуки.

• Вештачката интелигенција го отежнува криењето на слабата комуникација.

• Вештачката интелигенција ги зголемува очекувањата за брзина и јасност.

• Вештачката интелигенција ги наградува менаџерите на проекти кои ја разбираат стратегијата, луѓето и системите.

Последниот дел е важен. Просечен премиер кој само проследува новости и прашува: „Има ли блокатори?“ на секој состанок е во неволја. Жал ми е, но да. Премиер кој може да ги усогласи раководителите, да управува со ризикот, да влијае на тимовите, да се справи со двосмисленоста и да ги претвори деловните цели во координирана акција? Таа личност станува повредна, а не помалку вредна. Во еден тивок пресврт, вештачката интелигенција може да ги направи одличните премиери полесни за препознавање.

2. Што го прави одговорот на прашањето „Дали вештачката интелигенција ќе ги замени менаџерите на проекти?“ е добар? 🤔

Добриот одговор на прашањето „Дали вештачката интелигенција ќе ги замени менаџерите на проекти?“ мора да ја одвои работната позиција од самата работа.

Управувањето со проекти не е едно нешто. Тоа е збир на задачи, вклучувајќи:

• Планирање

• Закажување

• Следење на буџетот

• Управување со ризик

• Комуникација со засегнатите страни

• Фасилитирање на состаноци

• Решавање на конфликти

• Координација на ресурси

• Известување

• Поддршка за донесување одлуки

• Управување со промени

• Управување со добавувачи и зависности

• Лидерство на тимот

Вештачката интелигенција може да помогне со многу од нив. Некои од нив може да ги направи изненадувачки добро. Давајте белешки од состаноци и тој може да ги сумира одлуките. Нахранете го со заплеткан дневник на ризици и тој може да ги групира проблемите. Побарајте од него да изготви ажурирање за засегнатите страни и тој може да произведе нешто пристојно, можеби дури и премногу дотерано, како хотелско лоби кое се преправа дека е стратешки документ.

Но, управувањето со проекти е исто така емоционален труд. Тоа е проценка под неизвесност. Тоа е разбирање зошто тимот вели „добро“ кога ништо не е во ред. Тоа е знаење кога доцнењето е техничко, политичко, финансиско или едноставно човечко.

Значи, добриот одговор не е драматичен. Тој е слоевит: вештачката интелигенција ќе ги замени задачите, ќе ги преформулира улогите и ќе ја подигне летвата. Нема магично да преземе одговорност.

3. Табела за споредба: Вештачка интелигенција наспроти менаџери на проекти во реална работа на проекти 📊

Работна област на проектот	Што вештачката интелигенција може да направи добро	Што сè уште поседуваат менаџерите на проекти	Ризик од замена
Известување за статус	Нацрт-ажурирања, сумирање на напредокот, откривање на информации што недостасуваат	Одлучете што е важно, политички формулирајте ги ризиците	Високо за основно известување
Закажување	Предлагај временски рамки, означувај конфликти, проценувај зависности	Преговарајте за компромиси, справувајте се со реални ограничувања	Средно
Белешки од состанокот	Снимајте акции, одлуки, сопственици - обично брзо	Разјаснете го значењето, оспорете ги нејасните обврски	Високо за водење белешки
Управување со ризик	Модели на точки, предложете ублажувања	Проценете ја сериозноста, ескалирајте во вистинскиот момент	Средно
Управување со засегнати страни	Нацрт-пораки, сегментирање на публиката	Изградете доверба, влијаете, читајте ја просторијата	Ниско
Следење на буџетот	Следете ја варијансата, сумирајте ги трошоците	Донесувајте компромисни одлуки, бранете ги инвестициските избори	Средно
Лидерство на тимот	Предложете пријавувања и барања	Мотивирајте, заштитете, тренирајте, деблокирајте ги луѓето	Ниско
Усогласување на стратегијата	Мапирајте ги целите со задачите, креирајте рамки	Предизвикајте ги приоритетите, поврзете ја политиката со испораката	Ниско, но не нула

Забележете го шаблонот. Вештачката интелигенција добро се справува кога работата е структурирана, повторувачка и преполна со податоци. Луѓето се најважни кога работата е двосмислена, емоционална, политичка или со висок ризик.

А работата на проекти е во основа сендвич со двосмисленост, а одозгора состаноци. 🥪

4. Задачите за управување со проекти што најверојатно ќе ги преземе вештачката интелигенција

Да бидеме директни: многу задачи на менаџерот задолжен за проектот се досадни. Неопходни, секако, но досадни. Вештачката интелигенција им доаѓа најтешко на нив.

Најавтоматизираните задачи за управување со проекти вклучуваат:

• Креирање на првични нацрт-планови за проекти

• Сумирање на транскриптите од состаноците

• Изготвување неделни извештаи за статусот

• Ажурирање на RAID логови

• Категоризација на ризици и проблеми

• Пишување е-пораки за следење

• Креирање брифинзи за засегнатите страни

• Проверка на зависностите на задачите

• Преведување на ажурирања на проекти за различни публики

• Генерирање едноставни контролни табли

• Споредување на реалниот напредок со планираните пресвртници

Упатствата за управување со проекти за вештачка интелигенција на PMI ги истакнуваат автоматизацијата, анализата на податоци, интелигентната помош и поддршката за донесување одлуки како основни начини на кои вештачката интелигенција ја менува професијата.

Тоа значи дека улогата на „прекумерно административен премиер“ се стеснува. Не е исчезната преку ноќ. Исцедена. Како лимон во преглед на буџетот.

Кога вашата главна вредност е рачно собирање ажурирања од десет луѓе и нивно залепување во палуба со слајдови, вештачката интелигенција веќе може да направи дел од тоа. Можеби не совршено. Но доволно добро за да го постави прашањето: зошто еден човек поминува половина ден форматирајќи црвено-жолто-зелени кутии?

Одговорот порано беше „затоа што некој мора“. Сега одговорот е „можеби ботот мора“

5. Вештини за управување со проекти што вештачката интелигенција се мачи да ги замени 🧠

Тука е местото каде што менаџерите на проекти сè уште имаат сериозен ров.

Вештачката интелигенција навистина не поседува одговорност. Не носи политички последици. Не ја разбира довербата на ист начин како што ја разбираат луѓето. Може да анализира расположение, секако, но не ја чувствува непријатната тишина откако финансискиот директор ќе праша зошто датумот на испорака е повторно поместен.

Вештините што вештачката интелигенција се бори да ги замени вклучуваат:

• Влијание на извршната власт

• Решавање на конфликти

• Преговори

• Етичка проценка

• Давање приоритет под притисок

• Моралот на тимот за читање

• Справување со двосмисленост

• Тимови за обука за испорака

• Заштита на фокусот

• Кажување не без детонирање на врските

• Разбирање на организациската политика

Светскиот економски форум за работната сила и вештините постојано укажува на мешавина од технолошка течност и човечки способности, при што работодавците нагласуваат вештини како аналитичко размислување, отпорност, флексибилност, лидерство и општествено влијание.

Тоа е огромен навестување. Најбезбедниот премиер не е оној кој ја избегнува вештачката интелигенција. Тој е оној кој ја комбинира течноста на вештачката интелигенција со проценка, комуникација и лидерство.

Менаџерите на проекти кои можат да користат вештачка интелигенција за да се движат побрзо, а воедно да останат длабоко човечки, стануваат опасни на добар начин. Тие можат да подготвуваат подобри состаноци, да поставуваат поостри прашања, да ги идентификуваат ризиците порано и да трошат помалку време борејќи се со административниот талог. Во тоа постои посебна слобода.

6. Зошто „Вештачката интелигенција ги заменува менаџерите на проекти“ е погрешна рамка

Фразата „Дали вештачката интелигенција ќе ги замени менаџерите на проекти?“ е привлечна, но е малку искривена. Подоброто прашање е следново: кои делови од управувањето со проекти ќе станат автоматизирани, а кои делови ќе станат повредни?

Бидејќи работата обично не исчезнува сосема. Таа мутира.

Помислете на табеларните пресметки. Тие не ги отстранија финансиските професионалци. Тие го променија изгледот на добрата финансиска работа. Одеднаш, рачната аритметика стана помалку важна, а моделирањето, толкувањето и деловното партнерство станаа поважни.

Вештачката интелигенција може да прави нешто слично на управувањето со проекти.

Премиерот на иднината може да поминува помалку време:

• Барање ажурирања на задачи

• Форматирање на извештаи

• Препишување белешки

• Градење основни шаблони

• Пребарување низ стари пораки

• Рачно споредување на плановите

И повеќе време:

• Усогласување на лидерството

• Подобрување на квалитетот на одлуките

• Управување со меѓуфункционални триења

• Дизајнирање системи за испорака

• Тренирање на тимови преку промени

• Преведување на стратегијата во извршување

• Управување со работни процеси потпомогнати од вештачка интелигенција

„МекКинзи“ процени дека генеративната вештачка интелигенција и другите технологии за автоматизација би можеле значително да придонесат за растот на продуктивноста, а воедно да бараат од работниците да учат нови вештини и, во некои случаи, да менуваат занимања.

Тоа е трезвената, но важна вистина. Вештачката интелигенција не само што ја елиминира работата. Таа го прераспределува трудот. Понекогаш брутално, понекогаш убаво, а често и двете.

7. Менаџерите на проекти кои се најмногу изложени на ризик 😬

Некои премиери се повеќе изложени од други.

Менаџерите на проекти со највисок ризик обично се оние кои:

• Најчесто дејствуваат како закажувачи на состаноци

• Избегнувајте тешки разговори

• Зависете се од шаблони без да го разберете контекстот

• Пријавувам информации, но ретко ги толкувам

• Ескалирајте сè наместо да решавате нешто

• Не го разбирам деловниот случај

• Не можам јасно да ги објаснам компромисите

• Спротивставете се на учењето алатки за вештачка интелигенција

• Криј се зад процесот кога е потребна пресуда

Ова е сурово, но не е наменето да биде навредливо. Многу организации ги обучија менаџерите за управување да го сторат тоа. Тие ги наградуваа ажурирањата на статусот, ритуалите на управување и „следењето на процесот“ повеќе отколку резултатите. Потоа сите изгледаа изненадени кога менаџерите за управување станаа „овчари“ на табеларни пресметки.

Вештачката интелигенција нема да биде љубезна кон овчарите кои работат со табеларни пресметки. 🐑

Кога календарот на премиерот е полн, но ретко се бара неговата проценка, тоа е знак за предупредување. Иднината им припаѓа на премиерите кои можат да одговорат на прашања како:

• Каква одлука е потребна?

• Кој треба да биде под влијание?

• Кој ризик се потценува?

• Која зависност е лажна наспроти вистинска?

• Која компромисна разлика се преправаме дека не ја гледаме?

• Што значи успех за бизнисот?

Тоа не се прашања со кликнување на копче. Тоа се прашања за лидерство.

8. Менаџерите на проекти кои ќе напредуваат со вештачка интелигенција 🚀

Премиерите кои напредуваат ќе ја користат вештачката интелигенција како моќна алатка, а не како замена за личноста.

Силните менаџери на проекти овозможени со вештачка интелигенција ќе:

• Користете вештачка интелигенција за цртање, а потоа применете проценка

• Изградете подобри модели на ризик

• Создадете појасни пораки од засегнатите страни

• Автоматизирајте повторувачко известување

• Поставувајте подобри прашања за податоците од проектот

• Водете потесни состаноци

• Споредете ги сценаријата побрзо

• Следете ги одлуките поконзистентно

• Идентификувајте скриени зависности

• Претворете ги научените лекции во прирачници за повеќекратна употреба

Истражувањето на „Мајкрософт“ за вештачка интелигенција фокусирано на работата ја поттикна идејата за соработка меѓу луѓето и агентите, каде што луѓето сè повеќе се координираат со системите за вештачка интелигенција како дел од секојдневните работни процеси и организацискиот дизајн.

Тоа има многу очигледен агол на управување со проекти. Проектните менаџери веќе ги координираат луѓето, задачите, зависностите, роковите, буџетите и алатките. Додавањето на агенти од вештачка интелигенција во таа мешавина значи дека проектните менаџери можат да станат оркестрирачи и на човечката и на дигиталната работа.

Добриот премиер наскоро би можел да праша:

• Кои задачи треба да ги имаат луѓето?

• Кои задачи треба да ги состави вештачката интелигенција?

• Кои резултати треба да се прегледаат од страна на човекот?

• Каде би можела вештачката интелигенција да создаде ризик?

• Како ги ревидираме препораките генерирани од вештачка интелигенција?

• Кои податоци не треба да се внесуваат во системот?

• Како да ја одржиме одговорноста јасна?

Тоа не е помалку управување со проекти. Тоа е повеќе управување со проекти, со дополнителни жици што штрчат.

9. Како вештачката интелигенција го менува PMO-то

Канцеларијата за управување со проекти исто така се менува. Бавно на некои места, многу брзо на други.

Традиционалните PMO често се фокусираат на:

• Управување

• Методологија

• Шаблони

• Известување за портфолио

• Следење на ресурси

• Стандарди

• Усогласеност

• Надзор на испорака

Вештачката интелигенција може да го подобри сето тоа, но исто така може да ги направи старите навики на PMO да изгледаат болно бавни.

PMO овозможен со вештачка интелигенција може:

• Спот портфолио ризици порано

• Автоматски стандардизирајте го известувањето

• Споредете ја состојбата на проектот меѓу тимовите

• Откријте дуплирана работа

• Резимирајте ги контролните табли на извршната власт

• Препорачајте промени во ресурсите

• Анализирајте ги научените лекции

• Создадете подобри модели за предвидување

• Помогнете им на тимовите да следат лесно управување

Но, постои стапица. PMO кој користи вештачка интелигенција само за креирање повеќе извештаи само става ракетно гориво во шкафче за архивирање. Импресивно, но најмногу тажно. 🚀🗄️

Најдобрите директори за маркетинг ќе користат вештачка интелигенција за намалување на бучавата, а не за зголемување. Тие ќе го поедностават управувањето, ќе ја подобрат брзината на донесување одлуки и ќе им помогнат на лидерите да се фокусираат на неколкуте сигнали за проектот што се најважни.

10. Што компаниите ќе очекуваат од менаџерите на проекти следно

Компаниите ќе очекуваат повеќе од менаџерите на проекти, а не помалку. Тоа звучи неправедно, бидејќи е така. Но, знаете како е.

Бидејќи вештачката интелигенција обработува повеќе административни резултати, лидерите може да престанат да бидат импресионирани од дотерани документи. Чист извештај за статусот ќе биде основата. Вистинското прашање ќе биде: каков увид додадовте?

Од идните менаџери подготвени за иднината ќе се очекува да:

• Разберете ги алатките за испорака со помош на вештачка интелигенција

• Потврдете ги излезите од вештачката интелигенција

• Заштитете ги чувствителните податоци за проектот

• Јасно комуницирајте ја неизвесноста

• Поврзете ја испораката со деловната вредност

• Управувајте со заморот од промени

• Водење на хибридни работни процеси меѓу луѓето и вештачката интелигенција

• Подобрување на квалитетот на донесување одлуки

• Справувајте се со етичките и управувачките прашања

Бирото за статистика на трудот на САД сè уште предвидува раст за специјалистите за управување со проекти, што е вредна противтежа на наративот за пропаст. Побарувачката не исчезнува на едноставен, праволиниски начин, дури и кога работата се менува.

Значи не, сигналот на пазарот не е „спакувајте го, лични пораки“. Тој е поблиску до „надградете ја улогата пред некој друг да ја надгради наместо вас“

Суптилна разлика. Големи последици.

11. Како менаџерите на проекти можат да останат релевантни на работно место каде што е преоптоварено со вештачка интелигенција 🛠️

Еве го практичниот дел. Без мотивациски конфети, само вредни потези.

За да останат релевантни, менаџерите на проекти треба да изградат сила во четири области.

Флуентност на вештачката интелигенција

Не мора да станете инженер за машинско учење. Но, треба да разберете:

• Поттикнување

• Ограничувања на вештачката интелигенција

• Приватност на податоци

• Ризик од халуцинации

• Автоматизација на работниот процес

• Известување со помош на вештачка интелигенција

• Интеграција на алатки

• Процеси на човечки преглед

Бизнис акумента

Премиер кој го разбира бизнисот е потешко да се замени. Научете:

• Влијание врз приходите

• Трошочни фактори

• Резултати од клиентите

• Ограничувања на оперативниот модел

• Стратешки приоритети

• Економија на производот или услугата

Човечко лидерство

Ова е големото. Подобри:

• Олеснување

• Справување со конфликти

• Преговори

• Извршна комуникација

• Коучинг

• Активно слушање

• Мапирање на засегнатите страни

• Управување со промени

Интелигенција за испорака

Одете подалеку од „следење на работата“. Разберете:

• Агилна, водопадна и хибридна испорака

• Стратегија за ризик

• Управување со зависности

• Планирање на капацитети

• Компромиси во портфолиото

• Дизајн на управување

• Дневници за одлуки

• Реализација на придобивките

Во основа, станете личноста која знае што треба да се случи следно и зошто. Вештачката интелигенција може да ви помогне да стигнете до целта побрзо, но не може целосно да биде таа личност за организацијата.

12. Реална иднина: Вештачката интелигенција како асистент, аналитичар и досаден генијален практикант 🤖

Најреалната иднина не е вештачката интелигенција да ги замени сите менаџери на проекти. Вештачката интелигенција станува секогаш активен асистент кој пишува нацрти, проверува, сумира, анализира, досадува, предвидува, а понекогаш и измислува глупости со голема самодоверба.

Затоа, третирајте ја вештачката интелигенција како досаден генијален практикант:

• Брзо, но бара надзор

• Практично, но не и одговорно

• Креативно, но понекогаш погрешно

• Неуморен, но слеп за контекстот

• Импресивно, но не и политички свесно

Тоа обликување помага. Не би дозволиле практикант да донесува одлуки за буџетот, да се справува со бесен клиент без поддршка или да му кажувате на инженерот да го промени обемот без проверка. Истото важи и за вештачката интелигенција.

Користи го. Оспори го. Потврди го. Не му се поклонувај.

Менаџерот на проектот останува одговорен за проценката, усогласувањето и резултатите. И искрено, тоа се деловите што отсекогаш биле најважни.

13. Заклучок: Дали вештачката интелигенција ќе ги замени менаџерите на проекти?

Значи, дали вештачката интелигенција ќе ги замени менаџерите на проекти? Не добрите. Но, ќе ги замени мрзливите навики за управување со проекти, повторувачката административна работа и улогите изградени главно околу координативниот театар.

Вештачката интелигенција ќе ја направи работата на проектите побрза, поавтоматизирана и побогата со податоци. Исто така, ќе го направи човечкото расудување повидливо. Тоа е непријатно, но и малку возбудливо.

Премиерите кои напредуваат ќе бидат оние кои ќе престанат да прашуваат: „Како да ги заштитам моите стари задачи?“ и ќе почнат да прашуваат: „Како да создадам поголема вредност сега кога досадните задачи се полесни?“

Тоа е поместувањето.

Вештачката интелигенција нема да се грижи за вашата сертификација, вашиот омилен шаблон или фактот дека вашата листа на статуси има седумнаесет табулатори. Ќе се грижи, на својот ладен мал тостерски начин, за шемите, резултатите и брзината. Сепак, на организациите сè уште ќе им требаат луѓе кои можат да ги водат заплетканите луѓе низ заплеткани промени.

И тука е местото каде што силните менаџери на проекти сè уште победуваат. 📌

Краток преглед ✅

Дали вештачката интелигенција ќе ги замени менаџерите на проекти? Вештачката интелигенција ќе замени делови од управувањето со проекти, особено известувањето, поддршката за закажување, белешките од состаноците и основната координација. Таа нема целосно да ги замени менаџерите на проекти кои носат лидерство, проценка, влијание врз засегнатите страни, разбирање на бизнисот и одговорност.

Најбезбедниот PM не е анти-ВИ. Најбезбедниот PM е писмен за ВИ, комерцијално свесен, емоционално интелигентен и доволно храбар да донесува остри одлуки кога контролната табла изгледа убаво, но проектот тивко работи. 🔥

Пример од реалниот свет: Користење на вештачка интелигенција како ко-пилот на проектот за време на воведување на софтвер

Сценарио

Замислете менаџер на проект кој води шестмесечно воведување на нова платформа за поддршка на клиенти. Проектот вклучува агенти за поддршка, ИТ, безбедност, финансии, правни услуги, обука и надворешен партнер за имплементација. Сосема нормално. Многу заплеткано.

Премиерот не се обидува да дозволи вештачката интелигенција „да го води проектот“. Тоа би било храбро на ист начин како што е храбро давањето на кредитна картичка на компанијата на мало дете. Наместо тоа, тие ја користат вештачката интелигенција за да го намалат административниот товар: сумирање состаноци, составување ажурирања, проверка на ризици, претворање на груби белешки во дневници на активности и откривање на нејасно сопствеништво.

Премиерот сè уште ги има одлуките. Тој одлучува кога да ескалира, како да ги формулира лошите вести, кои ризици се политички чувствителни и кога „мало одложување“ всушност е почеток на логорски оган.

Што му е потребно на асистентот

За правилно да помогне, асистентот за вештачка интелигенција има потреба од чист, ограничен контекст на проектот, како што се:

• Повелба на проектот или бизнис-казател од една страница

• Тековниот план за пресвртница

• RAID дневник

• Список на засегнати страни и преференции за комуникација

• Транскрипти или белешки од состаноци

• Дневник на одлуки

• Отвори акции со сопственици и датуми

• Сите правила за доверливи податоци, имиња на клиенти, буџети или безбедносни ограничувања

Премиерот не треба да ги внесува сите приватни документи во алатката. Чувствителните податоци сè уште треба да се заштитат. Користете резимеа, анонимизирани детали или одобрени внатрешни алатки за вештачка интелигенција каде што е потребно.

Пример за упатство

Му помагате на раководител на проект со воведување на платформа за поддршка на клиенти. Користете ги белешките за проектот подолу за да креирате: 1. Концизно неделно ажурирање на статусот за вишите засегнати страни 2. Список на задоцнети или нејасни активности 3. Сите ризици што треба да ги прегледа раководителот 4. Прашања што раководителот треба да ги постави пред следниот состанок на раководството Правила: - Не измислувајте датуми, сопственици, одлуки или напредок. - Јасно означете ги информациите што недостасуваат како „Потребна е потврда“. - Извршното ажурирање чувајте го под 180 зборови. - Одделете ги фактите од препораките. - Означете сè што може да бара ескалација.

Добар наспроти лош излез од вештачка интелигенција

Лошиот резултат вели:

„Проектот напредува добро, со мали ризици околу обуката и техничката подготвеност.“

Тоа звучи уредно, но на премиерот не му дава речиси ништо со што да работи. Ризикот од обука е нејасен. Техничката подготвеност нема сопственик. „Малолетник“ нема јасен извор.

Подобар излез вели:

„Завршеноста на обуките е на 42% во споредба со целта од 70% до петок. Потребно е потврдување: дали раководителите на тимовите одобриле дополнителни обуки. Потенцијална ескалација: ако завршувањето остане под 60% до понеделник, обемот на поддршка за започнување со работа може да се зголеми.“

Тоа му дава на премиерот нешто врз основа на кое може да дејствува.

Како да го тестирате

Пред да се потпре на асистентот, премиерот треба да го тестира со незгодни, реалистични влезни информации:

• Направете груби белешки од состаноците и проверете дали ги одделува одлуките од повремените коментари.

• Вклучете го сопственикот на дејството што недостасува и видете дали тоа измислува еден или го означува јазот.

• Додајте два спротивставени датуми и проверете дали тоа го забележува.

• Побарајте од него да напише и ажурирање за раководството и ажурирање за тимот, а потоа споредете дали тонот се менува соодветно.

• Дајте му стар дневник за ризици и проверете дали предупредува дека информациите може да се застарени.

Целта не е совршенство. Целта е да се открие каде алатката помага, каде погодува и каде премиерот треба да ја задржи цврстата контрола.

Што може да тргне наопаку

Најголемиот ризик е лажната доверба. Вештачката интелигенција може да произведе дотерано ажурирање кое тивко ја крие неизвесноста, недостасувачките сопственици, застарените податоци или политички чувствителните прашања.

Вообичаени грешки вклучуваат:

• Третирање на резимеата од вештачката интелигенција како факти без проверка на изворните белешки

• Дозволување на вештачката интелигенција да ги ублажи сериозните ризици сè додека не звучат безопасно

• Давање доверливи информации за клиентите, вработените или буџетот без одобрение

• Користење на еден генерички поттик за секоја група засегнати страни

• Заборавајќи дека „јасно пишување“ не е исто што и „добра проценка“

• Дозволување на вештачката интелигенција да препорачува одлуки без човек да ги разгледува компромисите

Тука раководителот на проектот заработува за живот. Асистентот може да ја подготви просторијата. Премиерот сепак треба да го прочита.

Практичен оброк за носење

За еден проектен менаџер, вештачката интелигенција најдобро функционира како копилот на проектот: брза во организирање на информации, изготвување ажурирања и забележување шеми, но не е одговорна за резултатот. Проектот за управување со вештачката интелигенција (ПР) кој добро ја користи вештачката интелигенција може да потроши помалку време во форматирање на слајдовите за статус и повеќе време во извршување на работата што вештачката интелигенција не може да ја поседува: проценка, ескалација, доверба, влијание и одговорност за испорака.

Пример од реалниот свет: Користење на вештачка интелигенција како ко-пилот на проектот за време на воведување на софтвер

Сценарио

Замислете менаџер на проект кој води шестмесечно воведување на нова платформа за поддршка на клиенти. Проектот вклучува агенти за поддршка, ИТ, безбедност, финансии, правни услуги, обука и надворешен партнер за имплементација. Сосема нормално. Многу заплеткано.

Премиерот не се обидува да дозволи вештачката интелигенција „да го води проектот“. Тоа би било храбро на ист начин како што е храбро да му се даде кредитна картичка на компанијата на мало дете. Наместо тоа, тие ја користат вештачката интелигенција за да го намалат административното оптоварување: сумирање на состаноци, составување ажурирања, проверка на ризици, претворање на груби белешки во дневници на активности и откривање на нејасно сопствеништво.

Премиерот сè уште ги носи одлуките. Тој одлучува кога да ескалира, како да ги формулира лошите вести, кои ризици се политички чувствителни и кога „мало одложување“ е, всушност, првата искра на логорски оган.

Што му е потребно на асистентот

За правилно да помогне, асистентот за вештачка интелигенција има потреба од чист, ограничен контекст на проектот, како што се:

Повелба на проектот или бизнис-казател од една страница

Тековниот план за пресвртница

RAID дневник

Список на засегнати страни и преференции за комуникација

Транскрипти или белешки од состаноци

Дневник на одлуки

Отвори акции со сопственици и датуми

Сите правила за доверливи податоци, имиња на клиенти, буџети или безбедносни ограничувања

Премиерот не треба да ги внесува сите приватни документи во алатката. Чувствителните податоци сè уште треба да се заштитат. Користете резимеа, анонимизирани детали или одобрени внатрешни алатки за вештачка интелигенција каде што е потребно.

Пример за упатство

Му помагате на проект менаџер со воведување на платформа за поддршка на клиенти.

Користете ги белешките за проектот подолу за да креирате:

1. Концизно неделно ажурирање на статусот за постарите засегнати страни

2. Список на задоцнети или нејасни дејствија

3. Сите ризици што треба да се прегледаат од страна на премиерот

4. Прашања што премиерот треба да ги постави пред следниот состанок на раководството

Правила:

• Не измислувајте датуми, сопственици, одлуки или напредок.

• Јасно означете ги информациите што недостасуваат како „Потребна е потврда“.

• Извршниот извештај нека биде пократок од 180 зборови.

• Одделете ги фактите од препораките.

• Означете сè што може да бара ескалација.

Добар наспроти лош излез од вештачка интелигенција

Лошиот резултат вели:

„Проектот напредува добро, со мали ризици околу обуката и техничката подготвеност.“

Тоа звучи уредно, но на премиерот не му дава речиси ништо со што да работи. Ризикот од обука е нејасен. Техничката подготвеност нема сопственик. „Малолетник“ нема јасен извор.

Подобар излез вели:

„Завршеноста на обуките е на 42% во споредба со целта од 70% до петок. Потребно е потврдување: дали раководителите на тимовите одобриле дополнителни обуки. Потенцијална ескалација: ако завршувањето остане под 60% до понеделник, обемот на поддршка за започнување со работа може да се зголеми.“

Тоа му дава на премиерот нешто врз основа на кое може да дејствува.

Како да го тестирате

Пред да се потпре на асистентот, премиерот треба да го тестира со незгодни, реалистични влезни информации:

Направете груби белешки од состаноците и проверете дали ги одделува одлуките од повремените коментари.

Вклучете го сопственикот на дејството што недостасува и видете дали тоа измислува еден или го означува јазот.

Додајте два спротивставени датуми и проверете дали тоа го забележува.

Побарајте од него да напише и ажурирање за раководството и ажурирање за тимот, а потоа споредете дали тонот се менува соодветно.

Дајте му стар дневник за ризици и проверете дали предупредува дека информациите може да се застарени.

Целта не е совршенство. Целта е да се открие каде алатката помага, каде нагаѓа и каде премиерот треба да ја задржи цврстата контрола.

Резултат

Илустративен резултат: врз основа на темпирање на пет рутински PM задачи пред и по користењето на работниот тек.

Пред да користи вештачка интелигенција, премиерот поминувал околу 4 часа и 20 минути секоја недела претворајќи ги белешките од состаноците, ажурирањата за активностите, промените во ризиците и коментарите на засегнатите страни во неделен пакет за статусот.

Откако користевме вештачка интелигенција за првите нацрти, истиот неделен административен циклус траеше околу 1 час и 35 минути:

Резиме на белешките од состанокот: 60 минути намалени на 15 минути

Нацрт ажурирање за засегнатите страни: 45 минути намалени на 12 минути

Чистење на RAID логовот: 55 минути намалени на 25 минути

Список на активности за следење: 40 минути намалени на 13 минути

Подготовка за состанок на управата: 80 минути намалени на 30 минути

Тоа е проценета заштеда од 2 часа и 45 минути неделно, или приближно 11 часа месечно.

Премиерот го провери квалитетот со преглед на 30 акции генерирани од вештачка интелигенција во однос на оригиналните белешки. Дваесет и седум беа точни, за две беа потребни појасни сопственици, а за една имаше погрешен датум на достасување. Тоа дава практично предупредување: вештачката интелигенција заштеди време, но човечкиот преглед сепак забележа стапка на проблеми од 10% пред да се испрати нешто.

Што може да тргне наопаку

Најголемиот ризик е лажната доверба. Вештачката интелигенција може да произведе дотерано ажурирање кое тивко ја крие неизвесноста, недостасувачките сопственици, застарените податоци или политички чувствителните прашања.

Вообичаени грешки вклучуваат:

Третирање на резимеата од вештачката интелигенција како факти без проверка на изворните белешки

Дозволување на вештачката интелигенција да ги ублажи сериозните ризици сè додека не звучат безопасно

Давање доверливи информации за клиентите, вработените или буџетот без одобрение

Користење на еден генерички поттик за секоја група засегнати страни

Заборавајќи дека „јасно пишување“ не е исто што и „добра проценка“

Дозволување на вештачката интелигенција да препорачува одлуки без човек да ги разгледува компромисите

Тука раководителот на проектот заработува за живот. Асистентот може да ја подготви просторијата. Премиерот сепак треба да го прочита.

Практичен оброк за носење

За еден проектен менаџер, вештачката интелигенција најдобро функционира како копилот на проектот: брза во организирање на информации, изготвување ажурирања и забележување шеми, но не е одговорна за резултатот. Проектот за управување со вештачката интелигенција (ПР) кој добро ја користи вештачката интелигенција може да потроши помалку време во форматирање на слајдовите за статус и повеќе време во извршување на работата што вештачката интелигенција не може да ја поседува: проценка, ескалација, доверба, влијание и одговорност за испорака.

Најчесто поставувани прашања

Дали вештачката интелигенција ќе ги замени целосно менаџерите на проекти?

Малку е веројатно дека вештачката интелигенција целосно ќе ги замени силните менаџери на проекти, особено оние кои ги водат луѓето, управуваат со двосмисленост и влијаат врз засегнатите страни. Може да ја замени или намали повторувачката административна работа на проектот, како што се белешки од состаноци, извештаи за статус, поддршка за закажување и основна координација. Најголемата промена е што од менаџерите на проекти ќе се очекува да внесат повеќе проценка, деловен контекст и лидерство, наместо едноставно да преместуваат информации од едно место на друго.

Кои задачи за управување со проекти може да ги автоматизира вештачката интелигенција?

Вештачката интелигенција може да помогне во автоматизирање на првите нацрти на плановите за проекти, резимеата на состаноците, неделните ажурирања, ажурирањата на RAID логовите, е-пораките за следење, резимеата на контролната табла и проверките на зависностите. Овие задачи се обично структурирани, повторувачки и содржат многу податоци. Менаџерите на проекти сè уште треба да го разгледаат резултатот, да одлучат што е важно и да се осигурат дека комуникацијата одговара на публиката, ризиците и политичкиот контекст на проектот.

Зошто вештачката интелигенција заменува дел од работата за управување со проекти?

Вештачката интелигенција заменува дел од работата за управување со проекти бидејќи многу рутински задачи за управување со проекти вклучуваат собирање, организирање, сумирање и преформатирање на информации. Ова се области каде што вештачката интелигенција може да работи брзо и доследно. Ризикот е најголем за улогите на управување со проекти изградени претежно околу известување, закажување и следење на ажурирања. Можноста е да се потроши помалку време за администрација, а повеќе време за одлуки, усогласување и резултати од испорака.

Кои вештини за управување со проекти се најтешки за замена од страна на вештачката интелигенција?

Вештачката интелигенција најмногу се бори со доверба, проценка, влијание, преговарање, решавање конфликти и читање човечки ситуации. Може да сугерира пораки или да анализира шеми, но не поседува вистинска одговорност ниту ја разбира организациската политика на жив начин. Менаџерите на проекти кои можат да се справат со притисокот на раководството, моралот на тимот, тешките компромиси и нејасните приоритети ќе останат вредни на работните места со голема употреба на вештачка интелигенција.

Како менаџерите на проекти можат да останат релевантни со вештачката интелигенција?

Менаџерите на проекти можат да останат релевантни со тоа што ќе станат писмени за вештачка интелигенција, а воедно ќе ги зајакнат деловната остроумност, човечкото лидерство и интелигенцијата за испорака. Тоа значи учење како да се користат алатки за вештачка интелигенција, да се валидираат резултатите од вештачката интелигенција, да се заштитат чувствителните податоци и да се разберат ограничувањата на вештачката интелигенција. Тоа исто така значи подобрување на фасилитацијата, комуникацијата со засегнатите страни, стратегијата за ризик, управувањето со зависностите и способноста за поврзување на работата на проектот со деловната вредност.

Дали вештачката интелигенција ќе ги замени менаџерите на проекти кои претежно работат административна работа?

Вештачката интелигенција најверојатно ќе влијае на менаџерите на проекти чија работа е главно административна. Ако улогата на проектниот менаџер е претежно закажување состаноци, собирање ажурирања, форматирање извештаи и проследување информации, вештачката интелигенција веќе може да се справи со голем дел од тој работен тек. Ова не значи дека секој проектен менаџер кој е тежок за администрација исчезнува, но значи дека улогата треба да еволуира кон анализа, проценка, комуникација и лидерство.

Како вештачката интелигенција ќе ја промени улогата на PMO?

Вештачката интелигенција може да им помогне на раководителите на проекти (PMO) да го стандардизираат известувањето, порано да ги забележат ризиците од портфолиото, да ја споредат состојбата на проектот, да откријат дуплирана работа, да сумираат контролни табли на извршната власт и да го подобрат предвидувањето. Опасноста е користењето на вештачката интелигенција едноставно за креирање повеќе извештаи и бучава. Посилниот PMO ќе ја користи вештачката интелигенција за да го поедностави управувањето, да го забрза донесувањето одлуки и да ги фокусира лидерите на неколкуте сигнали што се навистина важни.

Може ли вештачката интелигенција да им помогне на менаџерите на проекти да донесуваат подобри одлуки?

Вештачката интелигенција може да поддржи подобри одлуки преку организирање на податоци за проектот, идентификување на шеми, предлагање ризици, споредување на сценарија и изготвување материјали за донесување одлуки. Но, таа не треба да се третира како конечен донесувач на одлуки. Менаџерите на проекти сè уште треба да ја проценат сериозноста, да го разберат влијанието на засегнатите страни, да ги потврдат претпоставките и да одлучат кога да ескалираат. Вештачката интелигенција е вредна како асистент и аналитичар, а не како сопственик на одговорност.

Каков тип на менаџер на проекти ќе напредува со вештачка интелигенција?

Менаџерите на проекти кои напредуваат со вештачка интелигенција ќе ја користат како моќна алатка, а не како замена за размислување. Тие ќе го автоматизираат повторувачкото известување, ќе создаваат појасни пораки до засегнатите страни, ќе ги следат одлуките поконзистентно и ќе ги идентификуваат ризиците порано. Тие исто така ќе знаат кога да ги оспорат резултатите од вештачката интелигенција, ќе ги заштитат чувствителните информации и ќе го внесат човечкото расудување во моменти кои вклучуваат политика, доверба, притисок или неизвесност.

Дали вештачката интелигенција е закана или можност за менаџерите на проекти?

Вештачката интелигенција е и закана и можност, во зависност од тоа како работи раководителот на проектот. Таа ги загрозува повторувачките административни навики и улоги изградени околу координативниот театар. Создава можност за раководителите на проектот кои можат да се движат побрзо, да комуницираат појасно и да се фокусираат на работа со повисока вредност. Најбезбедниот раководител на проектот е оној кој е писмен за вештачка интелигенција, комерцијално свесен, емоционално интелигентен и подготвен да донесува остри одлуки кога проектите стануваат турбулентни.

Референци

1. Институт за управување со проекти - Извештај за вештачка интелигенција предводена од заедницата и управување со проекти - pmi.org

2. Светски економски форум - Извештај за иднината на работните места 2025 - weforum.org

3. McKinsey & Company - Економскиот потенцијал на генеративната вештачка интелигенција: Следната граница на продуктивноста - mckinsey.com

4. Мајкрософт - годишен индекс на трендови во работата за 2025 година - microsoft.com

5. Биро за статистика на трудот на САД - Специјалисти за управување со проекти - bls.gov

Пронајдете ја најновата вештачка интелигенција во официјалната продавница за асистенти за вештачка интелигенција

За нас