Како да се користи вештачка интелигенција на работа [Видео и квиз]

Накратко: Користете вештачка интелигенција на работа за изготвување, сумирање, организирање и анализа со низок ризик, додека луѓето се одговорни за точноста и одлуките. Започнете со една повторувачка задача, отстранете ги чувствителните информации и прегледајте го секој резултат - особено кога тоа би можело да влијае на нечии права, егзистенција, безбедност или иднина.

Одговорност: Осигурајте се дека квалификуваните луѓе остануваат одговорни за одлуките со големо влијание и конечните одобрувања.

Приватност: Користете одобрени алатки и отстранете доверливи или информации што ве идентификуваат пред да поднесете нешто.

Транспарентност: Откријте ја употребата на вештачка интелигенција секогаш кога политиката на работното место, очекувањата на клиентите или потенцијалните последици го бараат тоа.

Верификација: Проверете ги фактите, сопствениците, роковите и претпоставките во однос на оригиналниот изворен материјал.

Тестирање: Измерете го вкупното време, потребните корекции и влијанието врз корисниците пред да проширите каков било работен тек.

1. Што вклучува користењето на вештачка интелигенција на работа

Користењето на вештачка интелигенција на работа не мора да значи замена на лице или автоматизирање на целата работа. На повеќето работни места, вештачката интелигенција е многу повредна како алатка за поддршка.

Замислете го како брз, малку претерано самоуверен асистент.

Може да ви помогне:

• Нацрт-пораки и документи

• Сумирајте долги информации

• Генерирај идеи

• Организирајте расфрлани белешки

• Анализирајте ги основните податоци

• Подгответе се за состаноци

• Креирајте контролни листи и планови

• Препишете содржина за различна публика

• Објаснете непознати концепти

• Претворете ги грубите мисли во нешто употребливо

Вештачката интелигенција честопати може да произведе пристојна прва верзија за неколку секунди. Можеби не е совршена - понекогаш е премногу формална, понекогаш повторувачка, а повремено самоуверено се пробива во жива ограда.

Сепак, обично е полесно да се започне со нешто отколку со ништо.

Целта е да не дозволите вештачката интелигенција да го прави вашето размислување. Целта е да потрошите помалку време на триење со ниска вредност, за да имате повеќе енергија за проценка, креативност, врски и одлуки.

2. Зошто е важно да се научи како да се користи вештачката интелигенција на работа

Работата е полна со мали задачи кои одземаат повеќе време отколку што заслужуваат.

Петминутен е-мејл се претвора во дваесет минути затоа што не можете да го пронајдете вистинскиот почетен ред. Состанокот произведува три страници белешки, но нема јасни активности. Треба да се препише извештај за вишото раководство, клиентите и техничкиот тим. Одеднаш половина од попладнето исчезна.

Вештачката интелигенција може да го намали времето поминато во преместување на информации од една форма во друга.

На пример:

• Белешките стануваат резиме

• Резимето станува е-пошта

• Е-поштата станува план за презентација

• Груба идеја станува план на проектот

• Табеларната табела станува писмено објаснување

• Комплицираната политика станува јасен, достапен водич

Тука е местото каде што зголемувањето на продуктивноста има тенденција да се појави. Не во драматични моменти од типот „вештачката интелигенција сега ја води компанијата“, туку во десетици мали подобрувања.

Тоа е малку како да вадиш камчиња од чевлата. Едно камче не е криза, но шетањето со дванаесет камчиња цел ден е смешно.

Вештачката интелигенција може да ја направи експертизата подостапна. Новиот вработен може да побара објаснување за непозната терминологија. Менаџерот може да истражи различни начини за структурирање на повратните информации. Продавачот може да подготви прашања за индустрија што сè уште не ја разбира.

Кога се користи внимателно, вештачката интелигенција им помага на луѓето побрзо да стигнат до солидна почетна точка.

3. Најдобри работни задачи што треба да се дадат на вештачката интелигенција

Најлесниот начин да се разбере како да се користи вештачката интелигенција на работа е да се поделат задачите во три категории: креирање, трансформирање и анализа.

Креирај

Вештачката интелигенција може да креира прв нацрт врз основа на вашите упатства.

Примерите вклучуваат:

• Е-пошта

• Предлози

• Описи на работни места

• Дневен ред

• Објави на социјалните мрежи

• Материјали за обука

• Одговори на клиенти

• Презентации на прегледи

• Прашања за интервју

Фразата „прв нацрт“ е важна овде. Содржината генерирана од вештачка интелигенција нормално треба да се прегледа пред да се испрати, објави или презентира.

Трансформација

Ова е една од најсилните употреби на вештачката интелигенција на работното место. Ѝ давате постоечки информации и ја замолувате да го промени форматот, должината, стилот или нивото на сложеност.

На пример:

• Скратете долг извештај

• Претворете ги белешките во ставки за акција

• Препишете технички јазик за клиентите

• Конвертирај пасус во точки за подредување

• Направете пораката да звучи попрофесионално

• Претворете го транскриптот во резиме

• Преведете го внатрешниот жаргон на јасен секојдневен јазик

Задачите за трансформација обично функционираат добро бидејќи вештачката интелигенција има материјал од кој може да работи. Таа не измислува сè од нула.

Анализирај

Вештачката интелигенција може да помогне и во идентификувањето на шеми, споредувањето на информации и структурирањето на проблемот.

Практичните аналитички задачи вклучуваат:

• Групирање на повратни информации од клиенти во теми

• Споредба на неколку опции

• Идентификување на можни ризици

• Наоѓање празнини во планот

• Создавање предности и недостатоци

• Предлагање прашања што можеби сте ги пропуштиле

• Објаснување на трендовите во збир на податоци

• Категоризирање на барањата за поддршка

Сепак, анализата на вештачката интелигенција треба да се третира како помош, а не како несомнена вистина. Може да го промаши контекстот или да прави претпоставки што изгледаат разумни, но се сосема погрешни. Човечката анализа е сè уште воланот 🚗

4. Табела за споредба: Практични начини за користење на вештачка интелигенција на работа

Задача на работното место	Што може да направи вештачката интелигенција	Најдобар придонес што треба да се даде	Потребна е човечка проверка?	Зошто функционира
Пишување е-пошта	Нацртајте, скратете, омекнете, разјаснете	Примател, цел, клучни факти, посакувана акција	Да	Го отстранува триењето на празната страница
Белешки од состанокот	Сумирајте и извлечете дејства	Транскрипт или структурирани белешки	Дефинитивно	Брзо ги одвојува дискусиите од одлуките
Планирање на истражување	Предложете прашања и тематски области	Јасна цел и публика	Да - фактите треба да се проверат	Помага во изградбата на почетна рамка
Управување со проекти	Создадете планови, пресвртници, ризици	Опсег, рок, тим, ограничувања	Да	Организира расфрлани информации
Интерпретација на податоци	Објаснете ги шемите и аномалиите	Чисти податоци плус деловен контекст	Потребна е силна рецензија	Ги олеснува дискусиите за броевите
Брејнсторминг	Генерирајте идеи и алтернативи	Специфичен проблем и граници	Умерено	Произведува опсег, понекогаш неочекувано ефикасен
Поддршка за корисници	Нацртајте одговори и класифицирајте ги проблемите	Порака за клиентите и упатства од компанијата	Да, особено чувствителни случаи	Ги забрзува рутинските одговори
Уредување на документи	Подобрете го тонот, граматиката, структурата	Оригинален текст и наменета публика	Обично	Побрзо од уредување реченица по реченица
Учење	Објаснете концепти и креирајте квизови	Тема, ниво на вештина, работен сценарио	Лесен до умерен	Ја прави обуката поперсонализирана
Поддршка за донесување одлуки	Споредете ги опциите и површинските ризици	Критериуми, ограничувања, приоритети	Апсолутно	Го разјаснува размислувањето, но не треба да одлучува наместо вас

Табелата јасно става до знаење нешто важно: вештачката интелигенција најдобро функционира кога задачата е добро дефинирана.

„Помош со мојот проект“ е нејасно.

„Креирај листа за проверка за лансирање во шест чекори за мало внатрешно ажурирање на софтверот што вклучува ИТ, поддршка на корисници и продажба“ ѝ дава на вештачката интелигенција нешто конкретно со кое ќе работи.

Специфичниот влез создава специфичен излез. Тешко револуционерно, но вистинито.

5. Како да напишете подобри упатства за работа со вештачка интелигенција

Не ви е потребна комплицирана формула за потсетување. Само треба да обезбедите доволно контекст за вештачката интелигенција да разбере како изгледа доброто.

Доверливата најава за работното место обично содржи пет елементи:

Задачата

Наведете точно што сакате.

Пример:

„Напишете е-пошта во која ќе објасните доцнење во испораката.“

Контекстот

Објаснете што се случило и зошто задачата е важна.

Пример:

„Добавувачот ја одложи пратката за четири дена поради проблем со залихите.“

Публиката

Кажете му на вештачката интелигенција кој ќе го прочита или ќе го користи резултатот.

Пример:

„Публиката е долгорочен клиент кој е веќе фрустриран.“

Посакуваниот тон или формат

Опишете како треба да звучи или изгледа одговорот.

Пример:

„Користете смирен, директен, одговорен тон. Чувајте го под 150 зборови.“

Потребните детали

Наведете ги фактите што мора да бидат вклучени.

Пример:

„Наведете го ревидираниот датум на испорака, опцијата за враќање на парите и контактот за поддршка.“

Заедно, прашањето станува:

„Напишете е-пошта до долгогодишен клиент во која ќе објасните дека неговата пратка е одложена четири дена поради проблем со залихите кај добавувачот. Користете смирен, директен и одговорен тон. Не подолг од 150 зборови. Вклучете го ревидираниот датум на испорака, опцијата за враќање на парите и контактот за поддршка.“

Тој поттик речиси секогаш ќе даде подобар резултат од „Напиши е-пошта со доцнење“

Можете исто така да побарате од вештачката интелигенција да го ревидира сопствениот одговор:

• Направете го ова помалку формално

• Отстрани повторување

• Додајте појасен повик за акција

• Препишете го ова за извршна публика

• Идентификувајте ги сите неподдржани претпоставки

• Дај ми три посилни алтернативи

• Оспорете ја оваа препорака

Последното е особено вредно. Вештачката интелигенција не мора секогаш да биде ваш навивач. Понекогаш треба да биде малку иритирачкиот колега кој прашува: „Но, што се случува ако таа претпоставка е погрешна?“ 🧐

6. Како да се користи вештачка интелигенција за е-пошта и комуникација на работното место

Е-поштата е често најлесното место за почеток.

Вештачката интелигенција може да ви помогне кога знаете што сакате да кажете, но не можете да го пронајдете вистинскиот формулација. Исто така, може да ви помогне да избегнете пораки кои се премногу директни, премногу нејасни или три пасуси подолги од потребното.

Практичните барања вклучуваат:

• Препишете го ова за да звучи пријателски, но цврсто

• Направете го ова поконцизно

• Додајте јасен рок

• Отстранете го емотивниот јазик

• Направете го ова погодно за вишо раководство

• Претвори го ова во учтиво продолжение

• Објаснете го ова без технички жаргон

• Креирајте три опции за линијата на предметот

Вештачката интелигенција е особено корисна за чувствителна комуникација, но претпазливоста е важна. Проблем со перформансите, жалба, правна загриженост или лично прашање не треба да се третира како лежерен маркетиншки натпис.

Користете вештачка интелигенција за да ја структурирате пораката, а потоа прегледајте ја секоја реченица.

Прашајте се себеси:

• Дали ова е точно?

• Дали звучи како мене?

• Дали оваа формулација може да биде погрешно протолкувана?

• Дали тонот е соодветен за врската?

• Дали вклучува приватни информации што не требало да бидат внесени?

• Дали ми е удобно да го ставам моето име под тоа?

Последното прашање е наједноставниот тест за контрола на квалитетот. Доколку се двоумите да го потпишете, не го испраќајте.

7. Користење на вештачка интелигенција за состаноци што даваат вистински резултати

Состаноците генерираат многу информации и, некако, не секогаш многу јасни.

Вештачката интелигенција може да помогне пред, за време и по состанокот.

Пред состанокот

Користете вештачка интелигенција за да:

• Креирај агенда

• Идентификувајте ги клучните прашања

• Сумирајте ги основните информации

• Подгответе точки за разговор

• Предвиди приговори

• Нацртајте рамка за донесување одлуки

Практичен поттик може да биде:

„Создадете 30-минутен дневен ред за состанок во врска со доцнењето во воведувањето на клиентите. Целта е да се идентификува главното тесно грло, да се договори сопственик и да се изберат две акции за оваа недела.“

По состанокот

Вештачката интелигенција може да ги претвори белешките или транскриптите во:

• Клучни одлуки

• Акциски ставки

• Сопственици

• Рокови

• Отворени прашања

• Ризици

• Дополнителни е-пораки

Не верувајте автоматски во резултатите. Транскриптите од состаноците може да содржат грешки, нејасни говорници, шеги што изгледаат како обврски и обврски што звучат како шеги.

Прегледајте го резимето пред да го споделите.

Добра практика е да се побара од вештачката интелигенција да ги подели информациите во три групи:

1. Потврдени одлуки

2. Предложени идеи

3. Нерешени прашања

Ова спречува полудискутираните предлози магично да станат официјална политика преку ноќ.

8. Користење на вештачка интелигенција за истражување без создавање самоуверени глупости

Вештачката интелигенција може да ви помогне да започнете истражување, да организирате тема и да идентификувате области што вреди да се истражат.

Може да:

• Објаснете ја непознатата терминологија

• Генерирајте истражувачки прашања

• Споредете ги концептите

• Предложете категории

• Изградете скица

• Сумирајте ги информациите што ги давате

• Идентификувајте претпоставки

• Креирајте прашања за интервју

• Означете ги перспективите што недостасуваат

Она што не треба да го направи е да стане ваш единствен извор на вистината.

Вештачката интелигенција може да произведе неточни детали, измислени примери, застарени информацииили изјави што звучат многу посигурно отколку што заслужуваат.

За истражување на работното место, користете ја вештачката интелигенција како мап-креатор, а не како самата територија.

Разумен процес изгледа вака:

1. Побарајте од вештачката интелигенција да ја скицира темата.

2. Идентификувајте ги тврдењата што се важни.

3. Потврдете ги важните факти користејќи доверливи внатрешни или надворешни информации.

4. Побарајте од вештачката интелигенција да ги организира потврдените наоди.

5. Проверете го конечниот резултат за точност и пристрасност.

Исто така, можете да ја поттикнете вештачката интелигенција да покаже неизвесност:

• Кои делови од овој одговор може да бидат несигурни?

• Какви претпоставки правиш?

• Кои факти треба да ги потврдам?

• Кои информации би ја промениле оваа препорака?

• Дајте ми го најсилниот аргумент против овој заклучок.

Овие поттикнувања нема да ја направат вештачката интелигенција непогрешлива, но поттикнуваат повнимателно размислување.

9. Како да се користи вештачка интелигенција за податоци, извештаи и табеларни пресметки

Вештачката интелигенција може да ги олесни разбирањето на броевите, особено за луѓето кои не живеат во табели по цел ден.

Може да ви помогне:

• Објаснете ги формулите

• Предложете структури на табеларни пресметки

• Категоризирај податоци

• Сумирајте ги трендовите

• Претворете ги бројките во пишан коментар

• Идентификувајте ги можните аномалии

• Креирајте препораки за графикони

• Делови од нацрт-извештајот

• Преведете ги техничките наоди на деловен јазик

На пример, наместо да прашате:

„Што значат овие податоци?“

Обидете се:

„Прегледајте ја оваа месечна табела за продажба. Идентификувајте ги трите најголеми промени, предложете можни објаснувања и наведете ги прашањата што треба да ги поставам пред да извлечам заклучоци.“

Таа завршна клаузула е важна. Податоците ретко се објаснуваат сами од себе.

Падот на продажбата може да произлезе од помала побарувачка, недостаток на записи, сезонски шеми, промени во цените, одложен договор или некој случајно вметнал вредности во погрешна колона. Табеларните пресметки имаат талент за создавање мали катастрофи, а воедно изгледаат совршено мирно.

Никогаш не дозволувајте вештачката интелигенција да донесе одлука со големо влијание врз финансиските, оперативните или кадровските прашања, врз основа само на залепен сет на податоци.

Проверете:

• Дали податоците се комплетни

• Дали единиците се точни

• Дали категориите се конзистентни

• Дали недостасувачките вредности се важни

• Дали вештачката интелигенција погрешно го разбрала деловниот контекст

• Дали корелацијата се третира како причинско-последична врска

Вештачката интелигенција може да го забрза толкувањето. Одговорноста сè уште им припаѓа на луѓето.

10. Заштита на доверливи и чувствителни информации 🔐

Пред да внесете информации за работното место во која било алатка за вештачка интелигенција, разберете ги правилата на вашата организација.

Не претпоставувајте дека секоја платформа за вештачка интелигенција е одобрена за доверливи податоци.

Чувствителните информации може да вклучуваат:

• Записи за клиенти

• Информации за вработените

• Лозинки или акредитиви за пристап

• Медицински детали

• Правни документи

• Финансиски податоци

• Необјавени планови за производи

• Внатрешна стратегија

• Сопствен код

• Договорни услови

• Лични информации

Доколку е можно, отстранете ги деталите што ве идентификуваат.

Наместо да внесете:

„Напишете преглед на перформансите за Џордан Смит во оперативниот тим во Манчестер, кој го пропушти рокот за истекување на договорот со Акме.“

Користете нешто како:

„Напишете преглед на учинокот за вработен во оперативниот сектор кој пропуштил важен рок за клиентот. Чувајте ги повратните информации фактички, конструктивни и фокусирани на следните чекори.“

Анонимизирањето на информациите го намалува ризикот , а сепак ѝ дозволува на вештачката интелигенција да помогне со структурата.

Исто така, проверете дали вашата организација обезбедува одобрен систем за вештачка интелигенција во претпријатието. Овие алатки може да вклучуваат посилни контроли на податоци, управување со пристап и внатрешни политики.

Практичноста не е добра причина да се откриваат информации што треба да останат приватни. Тоа не е иновација. Тоа е само да се остави канцеларискиот шкаф отворен на дожд.

11. Каде вештачката интелигенција не треба да ја донесе конечната одлука

Вештачката интелигенција може да поддржи одлука, но некои одлуки бараат човечка одговорност од почеток до крај.

Бидете особено внимателни со:

• Вработување и отпуштање

• Дисциплина на вработените

• Медицински одлуки

• Правен совет

• Кредитни или финансиски одобрувања

• Работа критична за безбедноста

• Пресуди за усогласеност

• Бодување на перформансите

• Чувствителни спорови со клиенти

• Одлуки што вклучуваат дискриминација или праведност

Вештачката интелигенција може да помогне во сумирањето на доказите, идентификувањето прашања или споредувањето сценарија. Не треба да ѝ се дозволи да донесе конечна одлука без квалификуван човечки надзор.

Зошто? Бидејќи вештачката интелигенција не ги разбира последиците на начинот на кој луѓето ги разбираат. Може да обработува шеми, но не носи одговорност, емпатија, професионална должност или животен контекст.

Исто така, може да репродуцира пристрасност скриена во примери, историски податоци или начинот на кој е формулирано барањето.

Здраво правило е:

Колку е поголемо влијанието врз правата, егзистенцијата, безбедноста или иднината на една личност, толку помала контрола треба да има вештачката интелигенција.

Тоа правило не е блескаво, но држи.

12. Како менаџерите можат да воведат вештачка интелигенција без да предизвикаат паника

Кога лидерите лошо ја воведуваат вештачката интелигенција, вработените честопати слушаат една порака:

„Најдовме машина што може да ве замени.“

Дури и кога тоа не е намерата, нејасната комуникација создава вознемиреност.

Подобар пристап е да се објасни:

• Зошто се воведува вештачката интелигенција

• Кои задачи може да ги поддржи

• Кои задачи остануваат водени од луѓе

• Кои податоци можат да ги внесат вработените

• Кој преглед е потребен

• Како треба да се пријават грешките

• Како ќе се мери успехот

• Каква обука ќе биде обезбедена

Менаџерите треба да се фокусираат на практични примери, а не на големи ветувања.

На пример:

„Користиме вештачка интелигенција за да креираме првични нацрти на рутински одговори од клиентите. Секој одговор сепак ќе биде прегледан од агент за поддршка.“

Тоа е појасно од:

„Го подобруваме корисничкото искуство преку интелигенција од следната генерација.“

Втората реченица звучи скапо и не значи речиси ништо.

На тимовите треба да им се дозволи и да експериментираат во безбедни граници. Вработените кои ја работат работата честопати ги забележуваат најдобрите случаи на употреба бидејќи точно знаат кои процеси се повторувачки, фрустрирачки и поврзани со една херојска табела.

13. Едноставна рамка за почеток на оваа недела

За да започнете да користите вештачка интелигенција без премногу да ги комплицирате работите, изберете една задача со низок ризик.

Чекор 1: Пронајдете повторувачка задача

Барајте работа што ја работите неколку пати неделно.

Примери:

• Пишување е-пораки за следење

• Сумирање на состаноци

• Форматирање на извештаи

• Креирање агенди

• Препишување содржина

• Организирање на белешки

Чекор 2: Дефинирајте вреден резултат

Одлучете како изгледа успехот.

Можеби сакате да го скратите времето за пишување, да ја подобрите конзистентноста, да ги намалите грешките или да создадете појасни ставки за акција.

Чекор 3: Креирајте потсетник за повеќекратна употреба

Напишете предлог што ги вклучува задачата, контекстот, публиката, форматот и ограничувањата.

Зачувајте го на достапно место.

Чекор 4: Преглед на секој излез

Проверете ги фактите, тонот, приватноста и релевантноста.

Не ја мешајте брзината со квалитетот.

Чекор 5: Подобрете го потсетникот

Забележи што греши вештачката интелигенција.

Додадете појасни инструкции. Наведете примери. Отстранете ја двосмисленоста. Побарајте поинаква структура.

Чекор 6: Измерете го резултатот

Дали заштеди време? Дали се подобри квалитетот? Дали создаде дополнителна работа за уредување?

Некои работни процеси со вештачка интелигенција изгледаат импресивно, но речиси ништо не заштедуваат. Други тивко отстрануваат еден час фрустрација секоја недела.

Задржете го вториот вид.

14. Чести грешки што луѓето ги прават со вештачката интелигенција на работното место

Разбирањето како да се користи вештачката интелигенција на работа исто така значи да се знае што не треба да се прави.

Давање нејасни инструкции

Слабиот влез создава генерички излез.

Додадете контекст, примери, ограничувања и јасна цел.

Верување во првиот одговор

Првиот одговор е нацрт, а не заповед врежана во камен.

Побарајте ревизии.

Копирање без уредување

Пишувањето генерирано од вештачка интелигенција може да звучи дотерано, но празно. Додадете вистински детали, отстранете генерички фрази и направете го да звучи човечки.

Споделување доверливи податоци

Не внесувајте чувствителни информации во неодобрени системи.

Користење на вештачка интелигенција за сè

Некои задачи е побрзо да ги завршите сами.

Не ви е потребен налог од шест пасуси со вештачка интелигенција за да напишете „Благодарам, ќе го разгледам ова денес“

Криење на употребата на вештачка интелигенција кога откривањето е важно

Некои организации, клиенти или индустрии бараат транспарентност. Следете ја соодветната политика.

Третирање на резултатите од вештачката интелигенција како објективен

Вештачката интелигенција ги одразува шемите и претпоставките. Таа не е автоматски неутрална.

Автоматизирање на неисправен процес

Забрзувањето на лошиот процес не го прави добар. Само произведува грешки со импресивна брзина 💨

Поправете го работниот тек пред да го автоматизирате.

15. Градење навика за вештачка интелигенција што трае

Најдобриот начин да се чувствувате удобно со вештачката интелигенција на работното место е редовно да ја користите за мали, специфични задачи.

Започнете со една или две активности што може да се повторуваат.

На пример:

• Секој понеделник, користете вештачка интелигенција за да ги организирате вашите приоритети.

• По состаноците, претворете ги белешките во точки за акција.

• Пред да испратите долга е-пошта, замолете ја вештачката интелигенција да ја скрати.

• Кога се соочувате со одлука, побарајте претпоставки и контрааргументи.

• На крајот од проектот, користете вештачка интелигенција за да ги структурирате научените лекции.

Водете мала библиотека со задачи што ги повторувате. Со текот на времето, ќе развиете чувство за тоа кои задачи функционираат, кои задачи се соодветни и каде човечкото расудување е најважно.

Исто така, ќе научите кога не треба да користите вештачка интелигенција.

Тоа е исто така дел од писменоста за вештачка интелигенција.

Целта не е максимално користење на вештачката интелигенција. Целта е подобра работа.

Практична завршна забелешка

Учењето како да се користи вештачката интелигенција на работа е главно поврзано со учење како јасно да се делегира.

Вештачката интелигенција е вредна за цртање, сумирање, прилагодување, организирање, објаснување и истражување. Може да го намали повторувачкиот напор и да ви помогне многу побрзо да преминете од празна страница на функционална прва верзија.

Но, потребни се граници.

Заштитете ги доверливите информации. Потврдете ги важните тврдења. Прегледајте ја чувствителната комуникација. Држете ги луѓето одговорни за одлуки со големо влијание. И ве молам, одолејте на искушението да автоматизирате процес што никој не го разбира.

Започнете со мало. Изберете една досадна, повторувачка задача. Дајте ѝ јасни инструкции на вештачката интелигенција, прегледајте го резултатот и усовршете го процесот.

Добро искористена, вештачката интелигенција не ја прави работата помалку човечка. Таа создава повеќе простор за деловите од работата кои бараат луѓе на прво место - проценка, доверба, внимание, емпатија и способност да се забележи кога состанокот целосно ќе излезе од колосек. 

Практичен пример: Претворање на белешките од состаноците во сигурни точки за дејствување

Сценарио

Маја управува со вклучувањето на клиенти во компанија за софтвер во развој. Таа присуствува на три проектни состаноци секоја недела, води груби белешки додека луѓето зборуваат, а подоцна ги претвора тие белешки во дополнителни е-пораки.

Задачата е повторувачка, но носи одреден ризик. Предложениот рок лесно може да се помеша со договорен, додека општиот предлог може ненамерно да стане нечија доделена одговорност. Целта, тогаш, не е да се дозволи вештачката интелигенција да одлучи што се случило. Треба да се користи вештачката интелигенција за организирање на белешките додека Маја ја проверува секоја одлука, сопственик и датум пред да го сподели резимето.

Што му е потребно на асистентот

Маја нуди:

• Нејзините анонимизирани белешки од состанокот или одобрен транскрипт

• Целта на состанокот

• Список на учесници и нивните улоги

• Потребниот излезен формат

• Правило кое наведува дека недостасувачките сопственици или роковите мора да бидат етикетирани, а не измислени

• Јасна разлика помеѓу потврдени одлуки, предложени идеи и нерешени прашања

• Одобрен метод на нејзината компанија за ракување со доверливи информации

Пред да прикачи нешто, таа ги отстранува имињата на клиентите, личните податоци, пристапните акредитиви и комерцијално чувствителните информации, освен ако системот за вештачка интелигенција не е посебно одобрен за ракување со тие податоци.

Пример за упатство

„Претворете ги белешките од состанокот подолу во концизен резиме на дополнителните активности.“.

Организирајте го одговорот под овие наслови:

1. Потврдени одлуки

2. Акциски ставки

3. Предложени идеи

4. Нерешени прашања

5. Ризици или зависности

За секоја ставка за акција, вклучете ја задачата, сопственикот и рокот. Доколку сопственикот или рокот не се експлицитно договорени, напишете „Не е потврдено“. Не заклучувајте обврски или не измислувајте детали.

Резимето нека биде помалку од 350 зборови. Користете јасен, неутрален јазик погоден за сите што присуствуваа на состанокот.

Пред да завршите, наведете ги сите искази што се двосмислени или можеби треба да се проверат

Добар наспроти лош излез

Слаба ставка за акција може да каже:

„Сем ќе го ажурира водичот за запознавање до петок.“

Тоа звучи јасно, но е небезбедно ако белешките само укажуваат дека Сем може да го разгледа водичот, а не е договорен никаков рок.

Подобра верзија би рекла:

„Прегледајте го упатството за воведување - предложен сопственик: Сем; рок: не е потврден.“

Втората верзија ја зачувува неизвесноста наместо тивко да ја претвори дискусијата во обврска.

Како да го тестирате

Маја создава мал тест сет користејќи шест претходни состаноци чии резултати веќе ги знае.

Таа проверува дали асистентката:

• Ги одделува одлуките од предлозите

• Точно ги препишува имињата, датумите и роковите

• Ги означува недостасувачките информации како непотврдени

• Избегнува доделување задачи за кои никогаш не било договорено

• Вклучува важни нерешени прашања

• Создава резиме што друг учесник може да го разбере

• Ги изоставува доверливите детали отстранети од внесениот текст

Таа, исто така, додава намерни остри случаи:

• Учесник се шегува за завршувањето на задачата

• Две лица разговараат за сопственост без да постигнат договор

• Некој споменува два можни рока

• Транскриптот му доделува коментар на погрешен говорник

• Одлуката е поништена подоцна на состанокот

• Задачата е договорена, но не е именуван сопственик

Работниот тек поминува само кога Маја може да ги проследи сите одлуки и дејства назад до оригиналните белешки.

Резултат

Илустративен резултат: Маја го тестира процесот на шест резимеа од состаноци во текот на две недели.

Нејзиниот рачен процес претходно траеше просечно 18 минути по состанок. Со вештачка интелигенција, првиот нацрт се генерира околу 2 минути, по што следуваат просечно 7 минути за проверка и уредување. Ова го намалува вкупното време за обработка од 18 минути на 9 минути по состанок.

Низ шест состаноци, примерот за заштеда е:

• Претходен вкупен број: 6 × 18 минути = 108 минути

• Вкупно со помош на вештачка интелигенција, вклучувајќи преглед: 6 × 9 минути = 54 минути

• Илустративно заштедено време: 54 минути

Пет од шесте резимеа ги исполнуваат барањата за проверка за прифаќање по еден преглед. Преостанатиот резиме бара втор преглед бидејќи транскриптот збунил двајца говорници.

Овие бројки се примерна проценка врз основа на наведената поставеност на тестот, а не објавен резултат од компанијата. Примерокот е мал, состаноците може да варираат во сложеност, а пресметката го вклучува времето за преглед, но не и времето потребно за чистење или анонимизирање на транскриптите.

Што може да тргне наопаку

Асистентот може:

• Измисли сопственик за недоделена задача

• Третирајте го предложениот датум како потврден рок

• Пропушти одлука што беше формулирана индиректно

• Припишете коментар на погрешно лице

• Направете дотеран резиме што ја прикрива неизвесноста

• Зачувајте ги чувствителните информации вклучени во белешките

• Следете ги застарените упатства ако шаблонот за состанок се промени

Најсериозната грешка би била испраќањето на резимето без негова проверка. Течноста не е доказ дека записот е точен.

Затоа, Маја ги споредува сите активности со изворните белешки, ги потврдува нејасните обврски со надлежното лице и ги чува оригиналните белешки достапни за референца. Чувствителните или спорните прашања се обработуваат рачно, наместо да се делегираат на асистентот.

Практичен оброк за носење

Вештачката интелигенција е вредна овде бидејќи ги претвора постојните информации во појасна структура. Таа не го заменува лицето одговорно за потврдување на она што е одлучено.

Безбедниот работен тек е едноставен: обезбедете јасни правила, отстранете чувствителни информации, побарајте од вештачката интелигенција да покаже несигурност, тестирајте ја во однос на познати примери и вклучете човечка проверка во секое заштедување на време.

Најчесто поставувани прашања

Како почетниците можат безбедно да почнат да користат вештачка интелигенција на работа?

Започнете со една единствена повторувачка задача со низок ризик, како што се изготвување дополнителни е-пораки, сумирање белешки, креирање агенди или реорганизирање на постоечката содржина. Дајте ѝ јасни инструкции на вештачката интелигенција, а потоа прегледајте го резултатот за точност, тон, приватност и релевантност. Избегнувајте внесување чувствителни информации освен ако вашата организација не ја одобрила алатката за ракување со тие податоци.

Кои се најдобрите задачи за автоматизирање со вештачка интелигенција на работното место?

Вештачката интелигенција добро функционира при креирање на први нацрти, преработка на постоечки информации и организирање на основна анализа. Соодветните задачи вклучуваат препишување документи, извлекување активности од состаноци, групирање на повратни информации, објаснување на трендовите во табеларните пресметки и генерирање контролни листи. Помалку е соодветна за одлуки со големо влијание што вклучуваат вработување, правни прашања, безбедност, финансии, здравствена заштита или праведност.

Како да напишам добра вештачка интелигенција за работа?

Силен предлог на работното место ја објаснува задачата, контекстот, публиката, посакуваниот формат и потребните детали. Наместо да барате општа помош, опишете го специфичниот резултат што ви е потребен и какви било ограничувања, како што се бројот на зборови или тонот. Можете дополнително да го прецизирате одговорот така што ќе побарате од вештачката интелигенција да отстрани повторување, да идентификува претпоставки или да означи информации што треба да се потврдат.

Како можам да користам вештачка интелигенција за е-пошта без да звучам роботски?

Наведете ја оригиналната порака, нејзината цел, вашиот однос со примателот и тонот што го сакате. Побарајте од вештачката интелигенција да ја направи е-поштата концизна, пријателска, цврста или соодветна за одредена публика. Пред да ја испратите, додадете конкретни детали, отстранете ги генеричките формулации и проверете дали секоја реченица звучи природно под вашето име.

Како треба да се прегледуваат белешките од состаноците генерирани од вештачка интелигенција?

Споредете ја секоја одлука, акција, сопственик и рок со оригиналните белешки или одобрениот транскрипт. Побарајте од вештачката интелигенција да ги оддели потврдените одлуки од предложените идеи и нерешените прашања. Информациите што недостасуваат треба да бидат означени како „Непотврдено“, а не како претпоставени, особено кога говорниците дискутираат за можни сопственици или датуми без да постигнат договор.

Може ли вештачката интелигенција точно да анализира табеларни пресметки и деловни податоци?

Вештачката интелигенција може да објасни формули, да сумира трендови, да идентификува можни аномалии и да ги претвори бројките во писмен коментар. Сепак, нејзиното толкување зависи од чисти податоци и доволен деловен контекст. Проверете ги единиците, вредностите што недостасуваат, конзистентноста на категориите и дали постојат алтернативни објаснувања пред да го користите резултатот за финансиски, оперативни или кадровски одлуки.

Кои информации за работното место никогаш не треба да се внесуваат во вештачката интелигенција?

Избегнувајте внесување лозинки, акредитиви за пристап, евиденција на клиенти, податоци за вработените, медицински информации, правни документи, сопственички код, необјавени планови или чувствителни финансиски податоци во неодобрени системи. Отстранете ги имињата и идентификациски детали секогаш кога е можно. Политиката за податоци на вашата организација и одобрените алатки на претпријатието треба да одредат кои информации можат безбедно да се обработуваат.

Како менаџерите можат да воведат вештачка интелигенција на работа без да ги загрижат вработените?

Менаџерите треба да објаснат зошто се воведува вештачката интелигенција, кои задачи ќе ги поддржува, што останува водено од луѓе и како резултатите мора да се прегледаат. Тие исто така треба да дефинираат одобрени практики за податоци, обука, процедури за известување и мерки за успех. Конкретните примери имаат тенденција да изградат поголема доверба отколку нејасните ветувања за трансформација или интелигентни работни процеси.

Кои се најчестите грешки при користење на вештачка интелигенција на работа?

Честите грешки вклучуваат давање нејасни инструкции, доверба во првиот одговор, копирање содржина без уредување и споделување доверливи информации. Луѓето исто така можат да ги автоматизираат неисправните процеси или да го третираат резултатот од вештачката интелигенција како објективен. Подобар пристап е да се потврдат важните тврдења, да се ревидираат слабите нацрти, да се тестираат повторливи работни процеси и да се одржи јасна човечката одговорност.

Како можам да измерам дали работниот процес со вештачка интелигенција заштедува време?

Измерете го целиот процес, вклучувајќи подготовка на влезни податоци, анонимизирање на информациите, проверка на излезните податоци и правење корекции. Споредете го овој вкупен износ со времето и квалитетот на вашиот претходен работен тек. Ефективниот процес на вештачка интелигенција треба да го намали напорот или да ја подобри конзистентноста без да создаде неприфатливи ризици за приватноста, точноста или одговорноста.

Референци

1. Влада на Обединетото Кралство - Прирачник за вештачка интелигенција за Владата на Обединетото Кралство - gov.uk

2. Национален институт за стандарди и технологија - Рамка за управување со ризици од вештачка интелигенција: Генеративна вештачка интелигенција - nist.gov

3. Канцеларија на комесарот за информации - Вештачка интелигенција, заштита на податоци и јавен сектор: Политики за вештачка интелигенција - ico.org.uk

4. Национално биро за економски истражувања - nber.org

5. Комисија за еднакви можности за вработување на САД - Која е улогата на EEOC во вештачката интелигенција? - eeoc.gov

6. Владина служба за комуникации - Политика за генеративна вештачка интелигенција на GCS - communications.gov.uk

7. OpenAI - Практичен водич за градење со вештачка интелигенција - openai.com

Пронајдете ја најновата вештачка интелигенција во официјалната продавница за асистенти за вештачка интелигенција

За нас