Како да овозможите белешки со вештачка интелигенција во Teams

Краток одговор: Белешките со вештачка интелигенција во Teams најдобро функционираат кога администраторите прво ги овозможуваат правилните политики за копилот и транскрипција, а потоа организаторите го вклучуваат фасилитаторот или го користат Резимето на поддржаните состаноци. Кога лиценцирањето, транскрипцијата или типот на состанок не се правилно поставени, белешките може да не се појават или може да бидат нецелосни.

Клучни заклучоци:

Административна контрола: Проверете ги политиките за состаноци на Teams пред да очекувате да се појават белешки од вештачка интелигенција.

Проверка на лиценцата: Усогласете ги функциите на фасилитатор, резиме и копилот со правилното право.

Потребни услови за транскрипција: Овозможете и извршете транскрипција кога белешките од вештачката интелигенција по состанокот се важни.

Организирање на состаноци: Користете закажани, поддржани состаноци со јасни агенди за подобрување на резултатите.

Човечки преглед: Проверете ги имињата, одлуките, роковите и чувствителните детали пред да споделите белешки.

1. Што значат белешките со вештачка интелигенција во Teams 🤖

Пред да навлезете во Како да овозможите белешки со вештачка интелигенција во Teams, треба да одделите три слични функции:

• Белешки генерирани од вештачка интелигенција за време на состанокот - обично се напојуваат преку фасилитатор на состаноците на Teams.

• Белешки од вештачка интелигенција во Резиме - белешки и задачи за следење прикажани по состанок или настан.

• Белешки од состанокот на Copilot - белешки генерирани преку Microsoft 365 Copilot од разговорот или резимето на состанокот.

Фацилитаторот може да генерира белешки со вештачка интелигенција во реално време, да сумира клучни одлуки, да документира отворени прашања, да одговара на прашања во разговор за состаноци и да помогне во управувањето со задачи. Microsoft вели дека е потребна лиценца за Microsoft 365 Copilot за да се додаде Фацилитатор на состанок или да се вклучи за време на состанокот, иако внатрешните учесници на состанокот можат да ги видат ажурирањата во живо откако ќе се изврши.

Таа разлика е важна бидејќи едно лице може да каже „Белешки од вештачка интелигенција“ и да мисли на дотераниот панел со белешки во живо, додека друго лице мисли на табулаторот со белешки од вештачка интелигенција по состанокот. Иста кујна, различни фиоки.

2. Брза контролна листа пред да ги овозможите белешките со вештачка интелигенција во Teams ✅

Еве го сувиот, но важен дел. Белешките од вештачката интелигенција не се појавуваат магично само затоа што некој кликнал на „Придружи се“. Обично ви треба соодветна лиценца, соодветна администраторска политика, овозможена транскрипција и формат на состанок што ја поддржува функцијата.

Прво проверете ги овие:

• Вашата организација има Microsoft 365 Copilot за белешки од вештачката интелигенција на фасилитатор во живо или Teams Premium / Copilot каде што се користат функции за интелигентно резиме.

• Транскрипцијата е дозволена според политиката на состаноци на Teams.

• Копилотот не е блокиран од администраторска политика.

• Состанокот е закажан состанок на Teams каде што функцијата е поддржана.

• Организаторот или презентерот има дозвола да ја вклучи соодветната функција за вештачка интелигенција.

• Состанокот е доволно долг и транскрибиран ако сакате белешки со вештачка интелигенција по состанокот.

на Microsoft вклучува „Преглед на белешки и задачи генерирани од вештачка интелигенција од состаноци“ како комуникациска можност управувана од вештачка интелигенција, додека упатството за Facilitator посебно наведува дека е потребен Microsoft 365 Copilot за да се додаде или вклучи Facilitator.

Мала забелешка, бидејќи секако има една: белешките со вештачка интелигенција во Recap се достапни за настани што траеле подолго од пет минути и биле транскрибирани на англиски јазик, а Microsoft исто така забележува дека форматирањето може да варира во зависност од јазикот на транскрипција.

3. Како да овозможите белешки со вештачка интелигенција во Teams како администратор 🛠️

За администраторите, „ Како да се овозможат белешки со вештачка интелигенција во Teams“ започнува во административниот центар на Teams, а не во самиот состанок. Ова е местото каде што многу луѓе се заглавуваат. Тие постојано го бараат копчето „Белешки со вештачка интелигенција“, но политиката тивко вели „не“ во позадина.

Администраторската патека обично е:

1. Отворете го административниот центар на Teams.

2. Одете на состаноци.

3. Изберете Политики за состаноци.

4. Изберете постоечка полиса или креирајте нова.

5. Пронајдете го за снимање и транскрипција .

6. Лоцирајте ја за Copilot .

7. Изберете една од достапните опции:

   • Вклучено

   • Вклучено со задолжителен зачуван препис

   • Вклучено, со транскриптот зачуван по стандард

   • Исклучено

8. Зачувајте ја политиката и проверете дали е доделена на вистинските корисници.

Административните упатства на Microsoft ги наведуваат тие поставки за политиката за состаноци на Copilot и објаснуваат дека политиката за транскрипција влијае на тоа дали Copilot може да работи за време и по состаноците.

Исто така, треба да потврдите дека самата транскрипција е достапна. Транскрипцијата на Teams е функција контролирана од политиката, а организаторот и корисникот што ја започнува транскрипцијата треба да ја овозможат поставката за состаноци, вебинари или општински состаноци за да вклучат транскрипти.

Ова е делот што луѓето го прескокнуваат, а потоа го обвинуваат Teams. Понекогаш Teams го заслужува тоа. Сепак, не секогаш.

4. Како да овозможите белешки со вештачка интелигенција во Teams при закажување состанок 📅

За организаторите на состаноци, најлесниот начин е да подготват белешки со вештачка интелигенција пред да започне состанокот. Тоа им дава на Teams повеќе простор да се однесуваат убаво, како мачка што веќе е нахранета.

За да додадете фасилитатор при закажување:

1. Отворете го календарот во Teams.

2. Изберете Ново.

3. Вклучете го за состанок на Teams .

4. Изберете Опции.

5. Оди на Копилот и друга вештачка интелигенција.

6. Уверете се дека опцијата „Дозволи копилот и фацилитатор“ е поставена на едно од следниве:

   • Само за време на состанокот

   • За време и по состанокот

7. Вклучете го за фасилитатор .

8. Изберете Примени.

на Microsoft велат дека ова е патеката за закажување, а исто така наведуваат дека Facilitator може да се додаде само на закажани состаноци, а не на состаноци на канал, инстант состаноци или повици на Teams.

Добрата покана за состанок, исто така, помага. Додадете едноставен дневен ред во описот или во белешките од состанокот. Фасилитаторот може да провери дали има дневен ред во поканата или во белешките од состанокот во Loop и да го користи за да помогне во организирањето на дискусијата. Не е магично, но е доста блиску кога вашиот состанок има премногу моменти од типот „уште една работа“.

5. Како да ги вклучите белешките со вештачка интелигенција за време на состанок во живо на тимови 🎙️

Можеби сте заборавиле да го овозможите додека закажувате. Се случува. Го отворате состанокот, некој прашува „Дали вештачката интелигенција може да води белешки?“, и одеднаш сите го гледаат организаторот како да ја контролираат месечината.

За да го вклучите фасилитаторот за време на состанок:

1. Придружете се на состанокот на тимот.

2. Изберете Повеќе дејства од контролите за состанокот.

3. Изберете Вклучи го фасилитаторот.

4. Изберете јазик за состанокот ако Тимс побара.

5. Почекајте неколку минути за да почнат да се појавуваат белешките.

Откако ќе се вклучи Facilitator, иконата за белешки се менува за да покаже дека белешките генерирани од вештачка интелигенција се активни. Microsoft вели дека белешките не се појавуваат веднаш и може да потраат неколку минути бидејќи се базираат на дискусија снимена во транскриптот.

Еден важен детаљ за улогата: учесниците на мобилни уреди можат да гледаат белешки во живо, но само организаторите или презентерите што користат Teams на десктоп или веб можат да го вклучат или исклучат Facilitator за време на состанокот.

Значи, ако некој се приклучува од телефон во такси и прашува зошто не може да го активира, тоа може да биде причината. Досадно? Да. Логично? Најчесто.

6. Како да пронајдете белешки од вештачка интелигенција по состанок на тимот 🔎

Откако ќе заврши состанокот, белешките не исчезнуваат во маглата за продуктивност. Обично можете да ги најдете од разговорот за состанокот или од Резимето.

За преглед на содржина генерирана од вештачка интелигенција по состанок:

1. Отворете го Chat во Teams.

2. Изберете го разговорот за состанокот.

3. Изберете Резиме на врвот.

4. Изберете Белешки или Белешки со вештачка интелигенција, во зависност од искуството што го покажува вашиот закупец.

„Мајкрософт“ вели дека до содржината генерирана од фасилитатор може да се пристапи преку разговор за состаноци и белешки од состаноци во „Рецкап“ по завршувањето на состанокот. Белешките од состаноци генерирани од вештачка интелигенција се чуваат на страница на „Мајкрософт Лоп“, а учесниците на состанокот можат да ја уредуваат таа страница на „Лоп“ пред, за време или по состанокот.

За белешките од вештачката интелигенција во Recap пошироко, Microsoft вели дека корисниците можат да гледаат рачни и генерирани од вештачка интелигенција белешки, плус задачи за следење со избирање на белешки од вештачка интелигенција во резимето на настанот, под услов состанокот да ги исполнува барањата за транскрипција.

Тука белешките од вештачката интелигенција стануваат повеќе од трик за состаноци. Можете да извлекувате одлуки, задачи, пропуштен контекст и дополнителни информации без да го повторувате целиот разговор како да истражувате мало место на злосторство во канцеларија 🕵️.

7. Табела за споредба: Начини за користење на белешки од вештачка интелигенција во Teams 📊

Метод / Карактеристика	Најдобро за	Главен услов	Што добивате	Малку досадно
Белешки од вештачка интелигенција во живо на фасилитатор	Состаноци каде што луѓето имаат потреба од белешки додека разговараат	Лиценца за копилот на Microsoft 365	Белешки, одлуки, прашања, задачи во реално време	Потребен е поддржан тип на состанок - не секој состанок функционира
Белешки од вештачката интелигенција во Резиме	Се дружиме по состанокот	Транскрибиран подобен состанок	Белешки, задачи, содржина на резиме	Нема да се прикаже ако недостасува транскрипција
Копилот „Генерирај белешки од состанок“	Кратки резимеа по состанокот	Копилот на Microsoft 365	Клучни теми и точки на дејствување	Сепак треба да го потврдиш, секако
Белешки од Прирачникот за тимови	Едноставни интерни состаноци	Основен пристап до белешки од состаноци	Дневен ред, белешки, задачи	Некој мора да напише, трагично, но вистинито
Снимање плус транскрипт	Работни процеси за преглед и усогласеност	Политиката за снимање/транскрипција е овозможена	Пребарлив контекст на транскрипт и репродукција	Може да креира прашања за складирање и приватност

Упатствата за поддршка на „Мајкрософт“ за белешки генерирани од „Копилот“ велат дека корисниците можат да го изберат „Копилот“ од разговорот за состаноци, да изберат повеќе барања, да генерираат белешки за состаноци, да ги копираат и да ги залепат на друго место, а воедно ги потсетуваат корисниците да го потврдат излезниот резултат од вештачката интелигенција бидејќи може да биде неточен.

8. Најдобро поставување за состаноци за подобри белешки со вештачка интелигенција во Teams 🧠

Знаењето како да се овозможат белешки со вештачка интелигенција во Teams е половина од работата. Добивањето вредни белешки е другата половина. Вештачката интелигенција е пристојна во структурата, но не е читач на мисли со слушалки. Потребни се чисти влезни податоци.

Користете ја оваа поставка:

• Додадете јасна агенда пред состанокот.

• Изговорете ги одлуките на глас: „Одлука: ќе го лансираме пилот-проектот следната недела.“

• Доделете сопственици усно: „Маја е одговорна за следењето на финансиите“

• Пауза пред да ги смените темите.

• Избегнувајте петмина да зборуваат еден преку друг. Да, амбициозен.

• Користете имиња доследно за да биде појасно сопствеништвото на задачата.

• Одржувајте го јазикот на состанокот конзистентен каде што е можно.

• Проверете ги белешките пред да ги споделите нашироко.

Фасилитаторот може да детектира агенди од поканата за состанок или од белешките за состанокот во јамкаи може да помогне во следењето на темите на агендата за време на состанокот.

Тивко ефикасен трик: најавете ги вашите акциони ставки како да раскажувате за многу уморен асистент. Не роботски, само јасно. „Акција: Џордан ќе го испрати ажурираниот шпил.“ Таквата реченица ги прави белешките со вештачка интелигенција многу помалку сложени.

9. Чести проблеми кога белешките со вештачка интелигенција не се прикажуваат ⚠️

Ако недостасуваат белешки од вештачка интелигенција во Teams, немојте веднаш да претпоставувате дека функцијата е неисправна. Можеби е така, но постојат неколку нормални блокатори.

Вообичаени причини вклучуваат:

• Немате право на Copilot или Teams Premium за функцијата што се обидувате да ја користите.

• Копилотот е оневозможен во политиките за состаноци на Teams.

• Транскрипцијата е оневозможена за организаторот или лицето што се обидува да ја започне.

• Состанокот е прекраток за белешки од Recap AI.

• Состанокот не беше транскрибиран.

• Неподдржан тип на состанок, како што е состанок на канал за фасилитатор.

• Погрешна улога, како на пример учесник кој се обидува да го вклучи фасилитаторот.

• Ограничувања за надворешни учесници.

• Етикети за чувствителност или енкрипција што блокираат екстракција на агенда.

Во документацијата на „Мајкрософт“ се забележува дека „Тимс“ користи транскрипт на настани, податоци за присуство и податоци од „PowerPoint Live“ за да обезбеди функции за интелигентно резиме со вештачка интелигенција, па затоа недостатокот на податоци за транскрипт може да значи недостаток на вредност на резимето со вештачка интелигенција.

За белешките од фасилитаторот во живо, запомнете дека само организаторите и презентерите на десктоп или веб можат да го вклучат или исклучат фасилитаторот за време на состанокот. Мобилните корисници можат да гледаат белешки во живо, но не можат да ја активираат функцијата на истиот начин.

10. Приватност, дозволи и правилото „Ве молиме потврдете го ова“ 🔐

Белешките од вештачката интелигенција се корисни, но тие не се правен стенограф, службеник за усогласеност или вашиот колега опседнат со детали. Тие се генерираат од податоци од состаноци и можат да го пропуштат контекстот, да формулираат нешто незгодно или да претворат неуредна дискусија во самоуверен резиме што е само претежно точен.

„Мајкрософт“ наведува дека содржината генерирана од вештачка интелигенција во резимето на „Тимс“ се базира на транскриптот на настанот и е поддржана од GPT и други модели на вештачка интелигенција, и дека може да биде неточна, нецелосна или несоодветна.

Значи, практичното правило е едноставно:

• Прегледајте ги белешките од вештачката интелигенција пред да ги испратите до клиентите.

• Проверете ги одлуките, броевите, имињата и роковите.

• Потврдете ги чувствителните детали пред да ги зачувате или препратите.

• Избегнувајте потпирање на белешките од вештачката интелигенција како единствен запис за правни, човечки ресурси, финансиски или регулирани одлуки.

• Погрижете се присутните да ги разберат политиките за транскрипција и резиме генерирано од вештачка интелигенција.

Teams исто така има опции за состаноци и административни контроли за чувствителна содржина на состаноците, вклучувајќи контроли поврзани со копирање, препраќање, снимки, транскрипти и увиди генерирани од вештачка интелигенција.

Малку параноја овде е здрава. Не параноја од фолија, само параноја од типот „можеби не го залепувајте суровиот резиме на вештачката интелигенција во меморандум на табла без да го прочитате“.

11. Совети за воведување за администратори и менаџери на тимови 🚀

Воведувањето на AI Notes најдобро функционира кога не само што ќе го префрлите копчето и ќе се надевате дека сите ќе се однесуваат како видео за обука.

Едноставен план за воведување:

1. Изберете мала пилот-група.

2. Потврдете ги лиценците и политиките.

3. Овозможете ги поставките за транскрипција и Copilot за таа група.

4. Создадете пробен состанок.

5. Пробајте ги белешките на фасилитаторот во живо.

6. Обидете се со белешки со вештачка интелигенција за резиме по состанокот.

7. Документирајте ги точните чекори што ги гледаат вашите корисници.

8. Направете краток внатрешен водич „кога да се користат белешки за вештачка интелигенција“.

9. Вклучете потсетници за приватност.

10. Прашајте ги луѓето што ги збунило, бидејќи тие ќе ви кажат. Гласно.

Причината за пилот-проектот е тоа што искуствата со Teams можат да варираат во зависност од лиценцирањето, административните политики, типот на состанок, верзијата на клиентот и организациските поставки. Тоа не е едно големо црвено копче. Тоа е повеќе како фиока полна со копчиња, некои означени подобро од другите.

12. Брз одговор: Како да овозможите белешки со вештачка интелигенција во Teams 🏁

Еве ја скратената верзија на „ Како да овозможите белешки со вештачка интелигенција во Teams“:

За администратори:

• Одете во административниот центар на Teams.

• Отвори состаноци > Правила за состаноци.

• Во Снимање и транскрипција, овозможете ја соодветната на Copilot .

• Проверете дали транскрипцијата е дозволена.

• Доделете ја политиката на соодветните корисници.

За организаторите:

• Креирајте закажан состанок на Teams.

• Отворете Опции > Копилот и друга вештачка интелигенција.

• Поставете ја Дозволи копилот и фасилитатор на овозможена.

• Вклучете го фасилитаторот.

• Примени ја поставката.

За време на состанокот:

• Изберете Повеќе дејства.

• Изберете Вклучи го фасилитаторот.

• Почекајте неколку минути за да се појават белешките генерирани од вештачка интелигенција.

По состанокот:

• Отворете го разговорот за состанокот.

• Одете на Резиме.

• Изберете Белешки или Белешки со вештачка интелигенција.

Тоа е чистата верзија. Практичната верзија вклучува проверка на лиценци, политики, транскрипција, улоги и дали Teams има еден од тие денови.

Заклучни мисли 💬

Овозможувањето на белешки со вештачка интелигенција во Teams не е тешко откако деловите ќе се порамнат, но лесно е да се измешаат деловите. Администраторите ги контролираат портите за политики. Организаторите го контролираат поставувањето на состаноците. Презентерите и организаторите можат да го активираат Facilitator на поддржаните состаноци. Транскрипцијата ѝ дава на вештачката интелигенција нешто од што може да работи. Резимето е местото каде што состанокот станува лесен за пребарување, лесен за преглед и - идеално - помалку мочуриште на меморијата.

Најдоброто поставување е едноставно: овозможете ги правилните политики, вклучете ја транскрипцијата, закажете го состанокот правилно, користете го Facilitator кога белешките во живо се важни и прегледајте го резултатот пред да го третирате како вистина врежана во камени плочи 🪨. Белешките од вештачката интелигенција се многу корисни, но сепак се белешки од машина што ги слуша луѓето како се прекинуваат едни со други. Значи да, користете ги. Само држете ја едната веѓа малку подигната.

Пример од реалниот свет: Користење на белешки од вештачка интелигенција за неделна средба со клиентски проект 🧾

Сценарио

Замислете мала веб-агенција која одржува неделна 45-минутна средба на Teams со клиент. Истите проблеми постојано се појавуваат: одлуките се закопуваат во разговор, точките за акција се полузапаметени, а некој поминува 20-30 минути по секој состанок претворајќи ги заплетканите белешки во известување за клиентот.

Ова е фиктивно, но реално сценарио за пример. Агенцијата користи белешки од вештачка интелигенција во Teams за да создаде прв нацрт од белешките од состанокот, а потоа менаџерот на проектот ги прегледува резултатите пред сè да му се достави на клиентот. Последниот дел е важен. Вештачката интелигенција помага со административната работа, а не го заменува човекот кој го разбира проектот.

Состанокот е закажан во Teams, транскрипцијата е овозможена, а Facilitator е вклучен пред да започне повикот. Тоа се совпаѓа со главната поента на статијата: AI Notes најдобро функционираат кога прво се наредени лиценцирањето, политиката за состаноци, транскрипцијата и поставувањето на состаноците.

Што му е потребно на асистентот

За оваа поставеност, организаторот подготвува:

Закажан состанок на Teams, а не брз ад хок повик.

Краток дневен ред во поканата за состанокот.

Транскрипцијата за состанокот е овозможена.

Фасилитаторот се вклучи пред да започне состанокот.

Менаџер на проект назначен да ги прегледа белешките од вештачката интелигенција.

Едноставна контролна листа за преглед на имиња, датуми, трошоци, рокови и одлуки на клиентите.

Добрата агенда би можела да изгледа вака:

Дневен ред:

Прегледајте ги резултатите од минатата недела.

Потврдете ги промените во копијата на почетната страница.

Одлучете дали да го задржите или отстраните видеото од страницата за цени.

Доделете сопственици за задачи за лансирање.

Потврдете го датумот за следниот преглед.

Тоа ѝ дава на вештачката интелигенција поголема структура отколку нејасна покана за „надополнување на проектот“. Исто така, им помага на луѓето да останат малку помалку расфрлани, што е секогаш бонус.

Пример за упатство

На почетокот на состанокот, организаторот може да каже нешто како:

„Денес користиме белешки генерирани од вештачка интелигенција за да ги евидентираме одлуките и точките за акција. Ве молиме јасно наведете ги одлуките, вклучете го името на сопственикот за секоја задача и наведете ги роковите каде што е можно. Ќе ги разгледаме белешките пред да ги споделиме по состанокот.“

За време на состанокот, раководителот на проектот може да ги направи очигледни точките за акција:

„Одлука: видеото од страницата за цени го чуваме за лансирање.“

„Акција: Прија ќе ја испрати ревидираната копија од почетната страница до четврток во 15 часот.“

„Акција: Марк ќе провери дали ознаките за аналитика се активираат правилно пред петок.“

Ова можеби на почетокот ќе изгледа малку формално, но ѝ дава на вештачката интелигенција чисти алатки за работа. Влегуваат нејасни дискусии, излегуваат нејасни белешки. Влегуваат јасни одлуки, излегуваат практични белешки.

Како да го тестирате

Спроведете мал тест од три состаноци пред да го спроведете низ целиот тим.

Состанок 1: Користете само вообичаени рачни белешки.

Средба 2: Користете белешки од вештачка интелигенција, но без структурирана агенда.

Состанок 3: Користете белешки од вештачка интелигенција со јасна агенда и говорен формат на точки за акција.

По секој состанок, проверете:

Колку време е потребно за да се изработат конечните белешки подготвени за клиентот.

Колку ставки за акција треба да се корегираат.

Дали роковите се правилно запишани.

Дали вистинскиот сопственик е поврзан со секоја задача.

Дали резимето вклучува нешто што не е договорено.

Рецензентот треба да ги спореди белешките од вештачката интелигенција со транскриптот пред да испрати нешто надворешно. Ова е особено важно за пари, временски рокови, правна формулација, одобренија или обврски кон клиентите.

Резултат

Илустративен резултат, врз основа на темпирање на три примероци од 45-минутни проектни состаноци:

Само белешки од упатството: 28 минути за да се произведе чисто ажурирање на клиентот.

Белешки од вештачка интелигенција без јасна агенда: 17 минути за преглед и чистење на белешките.

Белешки од вештачка интелигенција со дневен ред и јасни изговорени точки за дејствување: 9 минути за преглед и испраќање на конечното ажурирање.

Тоа е проценета заштеда од 19 минути по состанок во споредба со рачниот процес. Преку четири неделни состаноци со клиенти месечно, тоа би изнесувало околу 76 минути заштеда месечно за еден раководител на проект.

Проверката на квалитетот е исто толку важна како и заштедата на време. Во овој пример за тест, структурираната верзија на AI Notes правилно забележа 8 од 9 дејства. Единствената грешка беше рокот што бараше човечка корекција. Токму затоа AI Notes треба да се третира како силен прв нацрт, а не како конечен извор на вистината.

Што може да тргне наопаку

Најчестиот неуспех е нејасниот говор. Ако некој каже: „Ајде да го средиме тоа следната недела“, вештачката интелигенција можеби не знае кој го поседува „тоа“ или што значи „следната недела“.

Други ризици вклучуваат:

Задачата е доделена на погрешно лице.

Мек предлог се пишува како цврста одлука.

Пропуштен или погрешно проследен рок.

Чувствителни податоци за клиентите што се појавуваат во белешки што се споделуваат премногу широко.

Недостапноста на транскриптот го ослабува резимето по состанокот.

Организаторот претпоставува дека белешките со вештачка интелигенција се автоматски точни бидејќи изгледаат уредно.

Решението е негламурозно, но ефикасно: користете листа за проверка, потврдете ги точките за акција пред да заврши состанокот и не испраќајте ги суровите белешки од вештачката интелигенција директно до клиентот.

Практичен оброк за носење

Белешките со вештачка интелигенција во Teams најдобро функционираат кога состанокот е веќе добро воден. Додадете дневен ред, вклучете ги правилните поставки, јасно изговорете ги одлуките и назначете едно лице одговорно за преглед. Направете го тоа и белешките со вештачка интелигенција можат да го претворат пренатрупаниот состанок во употребливо продолжение за неколку минути, наместо да создаваат уште еден документ за кој сите треба да дебатираат подоцна.

Најчесто поставувани прашања

Како да овозможам белешки со вештачка интелигенција во Teams како администратор?

За да овозможите белешки од вештачка интелигенција во Teams како администратор, започнете во административниот центар на Teams. Одете во Состаноци, отворете ги Политиките за состаноци и прегледајте го делот Снимање и транскрипција. Проверете дали Copilot е дозволен и дали транскрипцијата е овозможена за соодветните корисници. Политиката треба да им се додели и на луѓето кои треба да имаат пристап до белешки од вештачка интелигенција.

Кои лиценци ми се потребни за AI Notes во Teams?

Лиценцата зависи од функцијата за белешки со вештачка интелигенција што сакате да ја користите. Белешките генерирани од вештачка интелигенција во живо со Facilitator обично бараат Microsoft 365 Copilot. Белешките со вештачка интелигенција во Recap може да зависат од пристапот до Teams Premium или Copilot. Во многу организации, администраторите треба да ги проверат и политиките за лиценцирање и политиките за состаноци пред да претпостават дека функцијата е достапна.

Зошто белешките од вештачката интелигенција не се прикажуваат на состанокот на мојот тим?

Белешките од вештачката интелигенција може да не се појават ако Copilot е оневозможен, транскрипцијата е блокирана или типот на состанок не е поддржан. Состанокот може да биде премногу краток, да не биде транскрибиран или да ги нема соодветните дозволи за организатор. Вообичаено решение е да се провери лиценцата на корисникот, политиката за состаноци на Teams, поставките за транскрипција и дали состанокот бил закажан, а не започнал веднаш.

Може ли да вклучам белешки од вештачка интелигенција за време на состанок во живо на Teams?

Да, на поддржаните состаноци, организаторот или презентерот може да го вклучи Фасилитаторот за време на состанокот. Тие обично го прават ова од Повеќе дејства во контролите на состанокот, а потоа избираат Вклучи Фасилитатор. На белешките може да им требаат неколку минути за да се појават бидејќи на Teams му е потребна содржина од дискусијата од транскриптот пред да може да генерира корисни белешки.

Каде да најдам белешки од вештачка интелигенција по состанок на Teams?

По состанокот, отворете го разговорот за состанокот во Teams и изберете Recap. Во зависност од вашата поставеност, може да видите Белешки или белешки со вештачка интелигенција. Белешките генерирани од фасилитатор може да се појават и преку разговорот за состанокот и белешките од состанокот. Типично, белешките со вештачка интелигенција по состанокот најдобро функционираат кога состанокот е транскрибиран и ги исполнува барањата за функциите.

Која е разликата помеѓу белешките од состанокот на фасилитаторот, резимето и копилотот?

Фасилитаторот е главно за белешки генерирани од вештачка интелигенција во живо за време на состанок. Резимето е местото каде што корисниците ги прегледуваат белешките, задачите и содржината на состанокот потоа. Белешките од состанокот на Copilot се генерираат преку искуството на Copilot од разговор или резиме на состанокот. Тие се преклопуваат, но не се сосема иста функција, па затоа барањата за поставување може да се разликуваат.

Дали состаноците на Teams бараат транскрипција за да функционираат белешките со вештачка интелигенција?

Во многу работни процеси со белешки со вештачка интелигенција на Teams, транскрипцијата е од суштинско значење бидејќи ѝ дава на вештачката интелигенција нешто да анализира. Резимето на белешките со вештачка интелигенција особено зависи од достапноста на транскриптите и подобноста за состанокот. Администраторите треба да потврдат дека транскрипцијата е дозволена во политиките за состанокот, а организаторите треба да се погрижат состанокот да се транскрибира кога им се потребни белешки по состанокот.

Кој може да го вклучи Фасилитаторот за белешки од вештачка интелигенција во Teams?

Олеснувачот обично може да го вклучат организаторите или презентерите користејќи Teams на десктоп или веб. Мобилните корисници можеби ќе можат да гледаат белешки во живо, но можеби нема да можат сами да го активираат Олеснувачот. Оваа разлика во улогите често објаснува зошто еден учесник ја гледа опцијата за белешки, додека друго лице не може да ја овозможи.

Како можам да добијам подобри белешки за состаноци генерирани од вештачка интелигенција во Teams?

Користете јасна агенда, изговорете ги одлуките гласно и јасно распределете ги точките за акција по име. Избегнувајте луѓето да зборуваат еден преку друг каде што е можно и одржувајте го јазикот на состанокот конзистентен. Белешките од вештачка интелигенција најдобро функционираат кога состанокот има структура. Исто така, помага да се прегледаат белешките пред да се споделат нашироко.

Дали белешките од вештачката интелигенција во Teams се доволно сигурни за споделување?

Белешките од вештачката интелигенција се корисни, но сепак треба да се проверат пред да се споделат, особено со клиенти или раководство. Прегледајте ги имињата, броевите, одлуките, роковите и чувствителните детали. Практичното правило на статијата е белешките од вештачката интелигенција да се третираат како корисен нацрт, а не како совршен правен запис или запис за усогласеност. Човечкиот преглед е сè уште важен.

Референци

1. Поддршка на Microsoft - Фасилитатор на состаноците на Microsoft Teams - support.microsoft.com

2. Microsoft Learn - Поставки за политика за состаноци на Copilot - learn.microsoft.com

Пронајдете ја најновата вештачка интелигенција во официјалната продавница за асистенти за вештачка интелигенција

За нас